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云南白药集团内部控制制度(2009)
发布时间:2009-08-17    查看次数:10594
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总纲 内部控制的基础

第一节 总则

第一条 为了加强云南白药集团股份有限企业(以下简称“企业”)内部控制制度建设,强化企业管理,健全自我约束机制,促进现代企业制度的建设和完善,保障企业经营战略目标的实现,根据《企业法》、《会计法》、《深圳证券交易所上市企业内部控制指引》和其他相关的法律法规,制定本制度。
第二条 内部控制是指企业董事会、监事会、经理层及所有员工共同实施的,为了保证各项经济活动的效率和效果,确保财务报告的可靠性,保护资产的安全、完整,防范、规避经营风险,防止欺诈和舞弊,确保有关法律法规和规章制度的贯彻实行等而制定和实施的一系列具有控制职能的业务操作程序、管理方法与控制措施的总称。
第三条 建立健全内部控制制度,应当达到以下目标:
1、建立和完善符合现代企业制度要求的内部组织结构,形成科学的决策、实行和监督机制,逐步实现权责明确、管理科学;
2、保证国家法律、企业内部规章制度及企业经营方针的贯彻落实。
3、建立健全全面预算制度,形成覆盖企业所有部门、所有业务、所有人员的预算控制机制;
4、保证所有业务活动均按照适当的授权进行,促使企业的经营管理活动协调、有序、高效运行;
5、保证对资产的记录和接触、处理均经过适当的授权,确保资产的安全和完整并有效发挥作用,防止毁损、浪费、盗窃并降低减值损失;
6、保证所有的经济事项真实、完整地反映,使会计报告的编制符合《会计法》和《企业会计准则》等有关规定;
7、防止、发现和纠正错误与舞弊,保证帐面资产与实物资产核对相符。
第四条 企业内部控制涵盖企业经营管理的各个层级、各个方面和各项业务环节。建立的内部控制时,应当考虑以下基本要素:
1、内部环境。内部环境是影响、制约企业内部控制建立与实行的各种内部因素的总称,是实施内部控制的基础。内部环境主要包括治理结构、组织机构设置与权责分配、企业学问、人力资源政策、内部审计机构设置、反舞弊机制等。
2、风险评估。风险评估是及时识别、科学分析和评价影响企业内部控制目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程,是实施内部控制的重要环节。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。
3、控制措施。控制措施是根据风险评估结果、结合风险应对策略所采取的确保内部控制目标得以实现的方法和手段,是实施内部控制的具体方式。控制措施结合企业具体业务和事项的特点与要求制定,主要包括职责分工控制、授权控制、审核批准控制、预算控制、财产保护控制、会计系统控制、内部报告控制、经济活动分析控制、绩效考评控制、信息技术控制等。
4、信息与沟通。信息与沟通是及时、准确、完整地收集与企业经营管理相关的各种信息,并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程,是实施内部控制的重要条件。信息与沟通主要包括信息的收集机制及在企业内部和与企业外部有关方面的沟通机制等。
5、监督检查。监督检查是企业对内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估,形成书面报告并作出相应处理的过程,是实施内部控制的重要保证。监督检查主要包括对建立并实行内部控制的整体情况进行持续性监督检查,对内部控制的某一方面或者某些方面进行专项监督检查,以及提交相应的检查报告、提出有针对性的改进措施等。企业内部控制自我评估是内部控制监督检查的一项重要内容。
第五条 制定与修改内部控制制度应遵循以下总体原则:
1、合法性原则。内部控制应当符合法律、行政法规的规定和有关政府监管部门的监管要求。
2、全面性原则。内部控制在层次上应当涵盖企业董事会、管理层和全体员工,在对象上应当覆盖企业各项业务和管理活动,在流程上应当渗透到决策、实行、监督、反馈等各个环节,避免内部控制出现空白和漏洞。
3、重要性原则。内部控制应当在兼顾全面的基础上突出重点,针对重要业务与事项、高风险领域与环节采取更为严格的控制措施,确保不存在重大缺陷。
4、有效性原则。内部控制应当能够为内部控制目标的实现提供合理保证。企业全体员工应当自觉维护内部控制的有效实行。内部控制建立和实施过程中存在的问题应当能够得到及时地纠正和处理。
5、制衡性原则。企业的机构、岗位设置和权责分配应当科学合理并符合内部控制的基本要求,确保不同部门、岗位之间权责分明和有利于相互制约、相互监督。履行内部控制监督检查职责的部门应当具有良好的独立性。任何人不得拥有凌驾于内部控制之上的特殊权力。
6、适应性原则。内部控制应当合理体现企业经营规模、业务范围、业务特点、风险状况以及所处具体环境等方面的要求,并随着企业外部环境的变化、经营业务的调整、管理要求的提高等不断改进和完善。
7、成本效益原则。内部控制应当在保证内部控制有效性的前提下,合理权衡成本与效益的关系,争取以合理的成本实现更为有效的控制。

第二节 内部环境
第六条 企业根据经营管理的需要设置组织机构,在各机构配备相应的业务人员。
第七条 企业内部机构设置、岗位设置及职能划分应符合内部控制原则和目标。
第八条 企业新设、撤销机构,或变更机构职能,应符合国家法律、法规和企业内部制度的规定,按照确定的授权体系审核批准。
第九条 各机构管理人员应具备以下基本条件:
1、坚持原则,清廉奉公;
2、具有较高的专业技术水平和必须的专业技术资格;
3、具有该职务所需的业务能力业务经验;
4、熟悉国家相关法律、法规、政策,掌握本行业业务管理的有关常识;
5、有较强的组织能力;
6、身体状况能够适应本职工作的要求。
第十条 国家法律、法规、政策对机构设置和管理人员的资格、任免、回避已有规定的,企业在设置该机构和任命管理人员时,应严格遵守相关规定。
第十一条 机构内部岗位设置或职责划分发生改变,应符合企业内部制度的规定和内部控制的原则,按照确定的授权体系审核批准。
第十二条 机构、岗位的设置与职责划分应当坚持不相容职务相互分离和回避的原则,保证内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,提高岗位设置的效率,确保不同机构和岗位之间权责明确相互制约、相互监督。

第三节 风险评估
第十三条 风险,是指对实现内部控制目标可能产生负面影响的不确定性因素。
第十四条 风险评估,是指及时识别、科学分析影响企业内部控制目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程。
第十五条 风险评估一般应当按照目标设定、风险识别、风险分析、风险应对等程序进行。
第十六条 目标设定是风险识别、风险分析和风险应对的前提。企业按照战略目标,设定相关的经营目标、财务报告目标、合规性目标与资产安全完整目标,并根据设定的目标合理确定企业整体风险承受能力和具体业务层次上的可接受的风险水平。
第十七条 企业在充分调研和科学分析的基础上,准确识别影响内部控制目标实现的内部风险因素和外部风险因素。
第十八条 应当关注的内部风险因素一般包括:高级管理人员职业操守、员工专业胜任能力、团队精神等人员素质因素;经营方式、资产管理、业务流程设计、财务报告编制与信息披露等管理因素;财务状况、经营成果、现金流量等基础实力因素;研究开发、技术投入、信息技术运用等技术因素;营运安全、员工健康、环境污染等安全环保因素。
第十九条 应当关注的外部风险因素一般包括:经济形势、产业政策、资源供给、利率调整、汇率变动、融资环境、市场竞争等经济因素;法律法规、监管要求等法律因素;学问传统、社会信用、教育基础、消费者行为等社会因素;技术进步、工艺改进、电子商务等科技因素;自然灾害、环境状况等自然环境因素。
第二十条 企业针对已识别的风险因素,从风险发生的可能性和影响程度两个方面进行分析。企业根据实际情况,针对不同的风险类别确定科学合理的定性、定量分析标准。
第二十一条 企业根据风险分析的结果,依据风险的重要性水平,运用专业判断,按照风险发生的可能性大小及其对企业影响的严重程度进行风险排序,确定应当重点关注的重要风险。
第二十二条 企业根据风险分析情况,结合风险成因、企业整体风险承受能力和具体业务层次上的可接受风险水平,确定风险应对策略。
第二十三条 风险应对策略一般包括风险回避、风险承担、风险降低和风险分担等。
第二十四条 企业对超出整体风险承受能力或者具体业务层次上的可接受风险水平的风险,应当实行风险回避。

第四节 控制措施
第二十五条 董事会或经理层应根据国家有关法规规定,及时改进内部控制,调整机构、岗位设置和职责分工,完善授权体系。
第二十六条 各项业务活动应遵守本制度及企业其他管理制度所确定的操作规程,严格按照职责分工和业务授权进行。
第二十七条 各业务部门应及时向会计部传递会计核算所需单据和报告,保证会计信息的及时性、准确性。
第二十八条 财务部定期组织各业务部门进行资产盘点,保证帐面资产与实物资产核对相符。
第二十九条 企业各部门应妥善保管各类业务资料,保证内部控制档案的完整。内部控制档案为企业提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经企业领导批准。内部控制档案按照不同业务类型分别确定保管期限及销毁方式。
第三十条 业务人员工作调动或者因故离职,必须将本人所经管的工作连同负责保管的内部控制档案全部移交接替人员,没有办清交接手续的不得调动或离职。移交人员对移交的资料的合法性、真实性承担法律责任。
第三十一条 股东大会、董事会、监事会依据《企业法》及其他法律、法规的规定行使权利。
第三十二条 股东大会是企业的权利机构,依法行使下列职权:
1、决定企业的经营方针和投资计划;
2、选举和更换非由职工代表担任的董事、监事,决定有关董事、监事的报酬事项;
3、审议批准董事会的报告;
4、审议批准监事会报告;
5、审议批准企业的年度财务预算方案、决算方案;
6、审议批准企业的利润分配方案和弥补亏损方案;
7、对企业增加或者减少注册资本作出决议;
8、对发行企业债券作出决议;
9、对企业合并、分立、解散、清算或者变更企业形式作出决议;
10、修改本章程;
11、对企业聘用、解聘会计师事务所作出决议;
12、审议批准第四十一条规定的担保事项;
13、审议企业在一年内购买、出售重大资产超过企业最近一期经审计总资产30%的事项;
14、审议批准变更募集资金用途事项;
15、审议股权激励计划;
16、审议法律、行政法规、部门规章、规范性文件或本章程规定应当由股东大会决定的其他事项。
第三十三条 企业设立董事会,对股东大会负责。董事会行使下列职权:
1、召集股东大会,并向股东大会报告工作;
2、实行股东大会的决议;
3、决定企业的经营计划和投资方案;
4、制订企业的年度财务预算方案、决算方案;
5、制订企业的利润分配方案和弥补亏损方案;
6、制订企业增加或者减少注册资本、发行债券或其他证券及上市方案;
7、拟订企业重大收购、收购本企业股票或者合并、分立、解散及变更企业形式的方案;
8、在股东大会授权范围内,决定企业对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易等事项;
9、决定企业内部管理机构的设置;
10、聘任或者解聘企业总经理、董事会秘书;根据总经理的提名,聘任或者解聘企业副总经理、总监等高级管理人员,并决定其报酬事项和奖惩事项;
11、制订企业的基本管理制度;
12、制订本章程的修改方案;
13、管理企业信息披露事项;
14、向股东大会提请聘请或更换为企业审计的会计师事务所;
15、听取企业总经理的工作汇报并检查总经理的工作;
16、法律、行政法规、部门规章、规范性文件或本章程规定的其他职权。
第三十四条 企业设董事长一名,由董事会选举产生。董事长行使下列职权:
1、主持股东大会和召集、主持董事会会议;
2、主持、参与企业年度预算的制订;
3、引导、参与企业基本管理制度的制定;
4、主持、参与企业对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保、委托理财方案的拟定;
5、引导、参与制订企业生产、销售、科研政策;
6、签署企业重大法律、合同文件;
7、督促、检查董事会决议的实行;
8、董事会授予的其他职权。
企业设总经理一名,由董事会聘任或解聘,对董事会负责。总经理行使下列职权:
1、 主持企业的生产经营管理工作,组织实施董事会决议,并向董事会报告工作;
2、 组织实施企业年度经营计划和投资方案;
3、 拟订企业内部管理机构设置方案;
4、 拟订企业的基本管理制度;
5、 制定企业的具体规章;
6、 提请董事会聘任或者解聘企业副总经理、总监;
7、 决定聘任或者解聘除应由董事会决定聘任或者解聘以外的负责管理人员;
8、 本章程或董事会授予的其他职权。
第三十五条 董事会负责内部控制的建立健全和有效实施,监事会对董事会建立实施内部控制进行监督,经理层组织领导内部控制的日常运行,董事会审计委员会负责审查企业内部控制,监督内部控制的有效实施和内控自我评价情况,协调内部控制审计及其他相关事宜。
第三十六条 经总经理授权,企业各业务部门、各级分支机构在其规定的业务、财务、人事等授权范围内行使相应的经营管理职能。
第三十七条 各项经济业务和管理程序必须遵循交易授权原则,经办人员的每一项工作必须是在其业务授权范围内、按照一定的操作规程进行的。
第三十八条 对已获授权的部门和人员应建立有效的评价和反馈机制,对已不适用的授权应及时修改或取消授权。

第五节 信息与沟通
第三十九条 信息与沟通,是指及时、准确、完整地收集与企业经营管理相关的各种信息,并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程。
第四十条 企业全面收集来源于企业外部及内部、与企业经营管理相关的财务及非财务信息,为内部控制的有效运行提供信息支撑。
第四十一条 内部信息主要包括会计信息、生产经营信息、资本运作信息、人员变动信息、技术创新信息、综合管理信息等。
企业通过会计资料、经营管理资料、调查研究报告、会议记录纪要、专项信息反馈、内部报刊网络等渠道和方式获取所需的内部信息。
第四十二条 外部信息主要包括政策法规信息、经济形势信息、监管要求信息、市场竞争信息、行业动态信息、客户信用信息、社会学问信息、科技进步信息等。
企业通过立法监管部门、社会中介机构、行业协会组织、业务往来单位、市场调查研究、外部来信来访、资讯传播媒体等渠道和方式获取所需的外部信息。
第四十三条 企业致力于建立良好的外部沟通渠道,对外部有关方面的建议、投诉和收到的其他信息进行记录,并及时予以处理、反馈。
外部沟通应当重点关注以下方面:
1、与投资者和债权人的沟通。企业根据《中华人民共和国企业法》、《中华人民共和国证券法》等法律法规、企业章程的规定,通过股东大会、投资者会议、定向信息报告等方式,及时向投资者报告企业的战略规划、经营方针、投融资计划、年度预算、经营成果、财务状况、利润分配方案以及重大担保、合并分立、资产重组等方面的信息,听取投资者的意见和要求,妥善处理企业与投资者之间的关系。
2、与客户的沟通。企业通过客户座谈会、走访客户等多种形式,定期听取客户对消费偏好、销售政策、产品质量、售后服务、货款结算等方面的意见和建议,收集客户需求和客户的意见,妥善解决可能存在的控制不当问题。
3、与供应商的沟通。企业通过供需见面会、订货会、业务洽谈会等多种形式与供应商就供货渠道、产品质量、技术性能、交易价格、信用政策、结算方式等问题进行沟通,及时发现可能存在的控制不当问题。
4、与监管机构的沟通。企业通过及时向监管机构了解监管政策和监管要求及其变化,并相应完善自身的管理制度;同时,认真了解自身存在的问题,积极反映诉求和建议,努力加强与监管机构的协调。
5、与外部审计师的沟通。企业通过定期与外部审计师进行会晤,听取外部审计师有关财务报表审计、内部控制等方面的建议,以保证内部控制的有效运行以及双方工作的协调。
6、与律师的沟通。企业根据法定要求和实际需要,聘请律师参与有关重大业务、项目和法律纠纷的处理,并保持与律师的有效沟通。

第六节 监督与检查
第四十四条 监督检查,是指企业对其内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估,形成书面检查报告并作出相应处理的过程。
第四十五条 企业利用信息与沟通情况,提高监督检查工作的针对性和时效性;同时,通过实施监督检查,不断提高信息与沟通的质量和效率。
第四十六条 履行内部控制监督检查职责的机构,应当加强队伍职业道德建设和业务能力建设,不断提高监督检查工作的质量和效率,树立并增强监督检查的权威性。
第四十七条 监督检查过程中发现的内部控制缺陷,应当采取适当的形式及时进行报告。
第四十八条 内部控制缺陷,是指内部控制的设计存在漏洞、不能有效防范错误与舞弊,或者内部控制的运行存在弱点和偏差、不能及时发现并纠正错误与舞弊的情形。重大缺陷,是指已发现的内部控制缺陷可能严重影响财务报告的真实可靠和资产的安全完整。
第四十九条 企业结合其内部控制,对在监督检查中发现的违反内部控制规定的行为,及时通报情况和反馈信息,并严格追究相关责任人的责任,维护内部控制的严肃性和权威性。
第五十条 企业根据国家有关法律、行政法规或者有关监管规则的规定提交并披露(以财务报告为主的)内部控制自我评估报告时,在内部控制自我评估报告中披露以下内容:
1、 声明企业董事会对建立健全和有效实施内部控制负责,并履行了引导和监督职责,能够保证财务报告的真实可靠和资产的安全完整;
2、 声明已经遵循有关的标准和程序对内部控制设计与运行的健全性、合理性和有效性进行了自我评估;
3、 对开展内部控制自我评估所涉及的范围和内容进行简要描述;
4、 声明通过内部控制自我评估,可以合理保证企业的内部控制不存在重大缺陷;
5、 如果在自我评估过程中发现内部控制存在重大缺陷,应当披露有关的重大缺陷及其影响,并专项说明拟采取的改进措施;
6、 保证除了已披露的内部控制重大缺陷之外,不存在其他重大缺陷;
7、 自资产负债表日至内部控制自我评估报告报出日之间(以下简称报告期内)如果内部控制的设计与运行发生重大变化的,应当说明重大变化情况及其影响。
依法应当披露的内部控制自我评估报告,经董事会审议批准后公布。

第七节 附则
第五十一条 本制度适用于企业及各部门。
第五十二条 本制度由企业董事会负责说明。
第五十三条 本制度自发布之日起实行。
第一章 资金内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强对企业货币资金的内部控制,保证货币资金的安全,降低资金使用成本,根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规,结合本企业的实际情况,制定本制度。
第二条 本制度所称货币资金是指本企业所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。
第二节 分工与授权
第三条 企业总部和各下属单位的财务部门要建立健全如下岗位及岗位责任制:
(一)出纳员岗位,负责保管本单位的库存现金,有价证券、应收票据、银行支票等有编号的银行结算凭证,保管内部收款收据和本人名章,办理货币资金的结算和收付业务。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
(二)设置货币资金核算岗位,负责审核货币资金收支的原始凭证,填制有关会计凭证、登记有关会计账薄,对货币资金的账薄记录和实际金额进行核对。配合财务部经理于每个月末及不定期对货币资金、有价证券等进行清查盘点盘点明细表及银行存款余额调节表。
(三)企业财务部经理对货币资金内部控制的的建立健全和有效实施及货币资金的安全完整负责。负责领导组织本单位的货币资金核算、管理工作,负责保管除出纳员名章之外的所有与货币资金收付有关的印章,负责于每个月末及不定期的组织货币资金、有价证券等清查盘点工作。对盘点中发现的问题及时进行处理,必要时报企业财务负责人再行处理。
第四条 企业总部和下属各单位应当配备具备相应专业常识和实践经验的合格人员,分别担任货币资金业务的各个岗位,办理货币资金业务,并且要定期(最长不超过5年)实行财务部门内各岗位之间的轮换制度。
第五条 企业应当建立货币资金授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理货币资金支付业务。
(一)支付申请。企业有关部门或个人用款时,应当提前向经授权的审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、限额、支付方式等内容,并附有效经济合同、原始单据或相关证明。
  (二)支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批准,性质或金额重大的,还应及时报告有关部门。企业审批权限规定如下:
企业在一年内购买、出售重大资产超过企业最近一期经审计总资产30%的事项必需通过股东会审议通过;对外投资支付货币资金必须通过董事会审议通过;购置固定资产、无形资产等长期资产,单项资产支付货币资金金额在1000万元以上的通过董事会审议通过,单项资产支付金额在1000万元以下的由企业总经理或总经理办公会议审核批准;日常生产经营所需要支付的货币资金有企业总经理审核批准。
货币资金支付业务的批准方式为书面方式,批准人必须在付款通知书上签字批准方能生效,批准人在外地急需用款的可在本人的批准限额之内电话通知企业财务总监(或财务部经理)先行审核支付程序,但批准人回来后要马上补办批准手续。
审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定,严格在授权范围内进行审批,不得超越审批范围。对已支付的货币资金建立以 “谁批准,谁负责”为原则的责任追究制度,批准人要对由本人批准支付的货币资金负责任,以防范货币资金风险,保证货币资金的安全。
(三)支付复核。资金核算人员或货币资金主管人员(财务部经理)应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付企业是否妥当等。复核无误后,由复核人员在通知书上签字,交由出纳人员等相关负责人员办理支付手续。
对超越支付范围和批准权限的,复核人员有权拒绝受理或要求补办手续,批准人拒不配合的,复核人员有权向批准人的上级授权部门报告。复核人明知付款通书超出支付范围或有越权批准行为而签字同意支付,以失职论处,并对由引起的不良后果负连带责任。  
(四)办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。出纳人员按没有复核人签字的付款通知书办理货币资金支付业务的,以失职论处,并对由引起的不良后果负连带责任。
第五条 严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。


第三节现金和银行存款的控制
第六条 企业总部的库存现金限额为50000元人民币。出纳员每天工作结束前应盘点库存现金,编制“现金盘点表”,并与现金日记账的余额核对一致,超过库存限额的现金必须在当天下午下班之前存入银行,否则由此引起的不良后果概由出纳员和货币资金主管人员承担。
第七条 企业总部和各子企业必须严格遵守《现金管理暂行条例》的规定,办理货币资金支付业务应通过银行办理转账结算,符合《现金管理暂行条例》规定以及确实无法办理转账结算的货币资金支付业务,才可以用现金支付。
第八条 取得的现金收入应及时存入银行,不得用于直接支付自身的支出。因特殊情况需要坐支现金的,应事先报经开户银行审查批准。
本单位职工、其他单位和其他外来人员需要借出货币资金,必须实行严格的授权批准程序,督促及时还款或报账以结清借款,企业员工实行前帐不清,后帐不借,借款期限超过1个月不履行还款或报账义务且无正当理由的,不得借支新借款。
严禁擅自挪用、借出货币资金,一经发现,应马上将出纳员调离岗位,由出纳人员补足已擅自挪用、借出的货币资金,并追究相应的法律责任。
第九条 取得的货币资金收入必须在收到款项的当天直接存入企业指定的银行账户,不得私设“小金库”,不得帐外设帐,取得得货币资金收入款项不得通过企业指定账户之外的任何账户,严禁收款不直接入账。
第十条 货币资金收入、支出要取得合理、合法的凭据。取得货币资金收入要开具发票或内部收款收据等合法的凭据;货币资金支出要取得发票或内部收款收据、行政事业单位收款收据、特殊行业专用收款收据等合法的凭据;如有与货币资金收付相关的合同、协议等证明资料,应附在会计凭证之后。
第十一条 要严格按照《支付结算办法》等国家有关规定,加强对银行账户的管理,严格按照规定开立账户,办理存款、取款和结算。
银行账户的开立应当符合企业经营管理实际需要,不得随意开立多个账户。企业银行账户的开立必须经企业财务负责人同意方可开立,并符合企业相关审批流程。禁止企业内设管理部门自行开立银行账户
定期(每季末)检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现未经审批擅自开立银行账户或者不按规定及时清理、撤销银行账户等问题,应当及时处理并追究有关责任人的责任。
每月的货币资金收付凭证由出纳员登记日记账并连续编号后交货币资金核算人员填制会计凭证、登记会计账簿并装订成册,在货币资金收付凭证装订成册之前,其余人员未经同意不得擅自翻查。
第十二条 严格遵守银行结算纪律,不准签发没有资金保证的票据或远期支票,套取银行信用;不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据,套取银行和他人资金;不准无理拒绝付款,任意占用他人资金;不准违反规定开立和使用银行账户;不准出借或出租账户,为他人套取现金。出纳人员有擅自出借或出租账户为他人套取现金的行为,一经发现,应马上将其调离本岗位并追究相应的法律责任。
第十三条 货币资金核算人员应当定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,企业财务部经理对货币资金核算人员编制的银行存款余额调节表进行复核,确定企业银行存款账面调节余额与银行存款对帐单余额相符。如调节后不符,应查明原因,及时进行上报处理。出纳人员不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。
第十四条 要经常定期和不定期地盘点库存现金,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,进行相应的处理。
第十五条 实行网上交易、电子支付等方式办理货币资金支付业务的,应当与承办银行签订网上银行操作协议,明确双方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。操作人员应当根据操作授权和密码进行规范操作。
使用网上交易、电子支付方式办理货币资金支付业务,不应因支付方式的改变而随意简化、变更支付货币资金所必需的授权批准程序。严格实行网上交易、电子支付操作人员不相容岗位相互分离控制的同时,指定财务部门专人加强对交易和支付行为的审核。
第十六条 按照国家统一的会计制度的规定对现金、银行存款和其他货币资金进行核算和报告。

第四节 票据及有关印章的内部控制
第十七条 购买货币资金结算票据由出纳员提出申请,由财务部门货币资金主管人员批准,由货币资金核算人员负责购买并设置专门的备查薄进行登记管理,防止空白票据的遗失和被盗用;货币资金结算票据由货币资金核算人员负责保管,由货币资金主管人员进行检查监督;出纳员对领出的空白票据必须进行登记并由领用人签字确认,并对领出的空白票据的用途进行跟踪监督,催促领用人及时交回票据存根或回单,收回空白票据存根或回单并经货币资金核算人员审核其支付金额和用途正确无误后,出纳人员应注销领出的空白票据。票据的背书转让由货币资金主管人员批准,已背书转让的票据要由货币资金核算人员在备查薄上登记并注意掌握其动向,直到该票据兑现为止。
企业因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据,应当按规定予以保存,不得随意处置或销毁。对超过法定保管期限、可以销毁的票据,在履行审核批准手续后进行销毁,但应当建立销毁清册并由授权人员监销。
企业设立专门的账薄对票据的转交进行登记;对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管;不得跳号开具票据,不得随意开具印章齐全的空白支票。
第十八条 企业财务专用章应由货币资金主管人员保管,出纳员名章由本人保管,其他个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁由一个人保管支付货币资金所需的全部印章。按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。

第五节 监督检查
第十九条 财务部门负责人对本企业、子企业的货币资金内部控制情况进行检查监督。
第二十条 货币资金监督检查的内容主要包括:
货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金不相容职务混岗的现象。
货币资金支付授权批准制度的实行情况。重点检查货币资金支付的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。
支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务的全部印章交由一人保管的现象。
银行结算票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全,票据保管是否存在漏洞。
随机检查库存现金的账实相符情况。
货币资金收入、支出是否取得合理、合法的凭据。
第二十一条 监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第二章 采购与付款内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强对企业物资采购与付款环节的内部控制,堵塞采购漏洞,减少采购风险,根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规,结合本企业的实际情况,制定本制度。
第二条 本制度所称采购主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制,可以参照本制度的规定实行。

第二节 分工与授权
第三条 企业建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购与付款业务的不相容岗位包括:
(一)请购与审批。采购业务的申请生产、销售、基建和行政管理等部门提出,请购申请的审批应由请购部门负责人、采购部门及企业负责人负责。
(二)询价与确定供应商。企业内部审计部门负责询价,采购部门负责确定供应商。
(三)采购合同的订立与审核。采购部门负责采购合同的订立,企业内部审计部门负责合同审核。
(四)采购、验收与相关会计记录。采购部门负责采购业务的具体实施,仓库保管人员、使用部门人员负责物资的验收,财务部门负责根据相关单据进行会计核算。
(五)付款的申请、审批与实行。货款支付的申请、审批与实行制度见:资金内部控制制度。
第四条 企业的物资采购计划及款项支付由企业负责人统一进行审批,未经批准不能订立采购合同和支付货款。企业及子企业的大宗物资采购统一由企业的采购部门负责,大宗物资采购可采取集中招标方式,以提高采购效率,堵塞管理漏洞,降低成本和费用。
对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品,企业总部、各子企业必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则,各子企业根据实际情况,参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施,同时报企业总部备案,坚决杜绝由使用部门直接自行采购本部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。
第五条 各子企业在企业总部核定的库存物资定额标准范围之内,除由总部需集中采购的生产消耗性物资外,可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购,批准权限由各子企业自行制定并报企业总部备案;
第六条 固定资产的采购原则上由企业总部统一采购,各子企业采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得企业总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。
第七条 企业总部、各子企业应设置专门的物资采购部门,办理采购业务的人员定期进行岗位轮换(轮换期间最长不超过5年)。
第八条 企业按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度。
(一)请购与审批。采购业务请购与审批。生产、销售、基建和行政管理部门等使用部门根据生产、经营和建设的需要填写采购申请单,由请购部门负责人及采购部门审批后报企业总经理批准后交企业采购部门。采购部门根据经审批的采购申请单制定采购计划,采购计划应与采购申请单一致,若两者产生差异采购部门必须作出说明并重新实行审批程序。企业审计部门应定期检查采购部门制定的采购计划是否与采购申请单一致,同时对各部门采购申请的提出和采购计划的制定是否符合企业物流控制的目标做出评价。
(二)询价与确定供应商。企业内部审计部门根据采购计划的要求,搜集供应商的价格资料,并与供应商商讨价格,制定备选采购供应商目录,包括备选供应商主要情况及采购参考价格。采购部门根据采购计划和备选采购供应商目录确定供应商和采购预算。
(三)采购合同的订立与审核。采购部门负责采购合同的谈判和签订,企业内部审计部门负责审核采购预算和合同,并形成审核纪录。经审核后的合同交企业总经理审批后方可正式签订。
(四)采购、验收与相关会计记录。采购部门负责采购业务的具体实施,采购货物到货后由仓库保管人员、使用部门人员或授权部门共同验收并在入库单上签字,经验收签字的入库单一式三份,仓库保管人员一份、采购人员留底一份、交财务一份。财务部门根据采购部门提供的经审核的采购计划、采购合同,已验收签字的入库单核算物资采购成本以及材料等入库成本。财务部门人员要核对采购计划、采购合同和入库单是否一致,发现差异应及时与相关部门核对,所有单据核对相符之后方能进行财务处理。
(五)付款的申请、审批与实行。财务部门根据经审核的采购合同和购货发票支付货款,货款支付的审批与实行制度见:资金内部控制制度。财务部门应核对发票、合同、入库单、会计记录所对应的采购物资名称、收款单位、金额是否一致,发现差异应及时与相关部门核对,所有单据及记录核对相符之后方能进行财务处理。

第三节 请购和审批控制
第九条 企业总部、各子企业物资使用部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近,保持本单位适当品种和数量的库存物资,并根据物资实际库存情况,在各自的采购权限内自主决定请购物资采购的品种、数量和地点,及时补充物资库存量。
第十条 物资使用部门应按月向本单位物资采购部门报送本部门的物资请购单,报有批准采购权限的人员签字批准,再交采购部门签订合同进行采购。无物资请购单的物资,仓库不得验收入库,财务部门不得给予报账,并要按违规追究有关责任人的责任。请购部门提出的采购需求,应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。
第十一条 企业总部、各子企业的物资采购权由各物资采购部门集中行使,未经各本单位负责人批准和物资采购部门授权,其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资,否则仓库不得验收入库,财务部门不得给予报账,并要按违规追究有关责任人的责任。
第十二条 企业总部、各子企业的物资采购原则上都要签订购销合同(在所在地市场购买的零星物资或钱货两清的物资采购除外),明确采购物资的名称、规格、质量实行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素,各单位要明确制定签订合同的权限,合同印章要由专人保管,发现有越权签订合同的行为,印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。
采购每项物资,应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目,应采取竞价方式来确定供应商,以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。
第十三条 企业总部、各子企业的物资采购由物资采购部门集中办理,特殊情况经本单位负责人批准并经物资管理部门授权,可由物资使用部门自行采购所需物资。因外购原料不符合合同规定品质而影响企业产品质量,造成不良后果,使企业蒙受损失的,应按合同规定追究供货企业的违约赔偿责任,具体事宜由负责具体采购业务的直接责任人办理;因直接责任人玩忽职守导致企业不能获得应得赔偿的,追究本人的责任。
第十四条 企业物资采购应严格按照每月经审批的采购预算实行。对于超预算和预算外采购项目,具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续,统一由企业负责人进行审批。

第四节 采购与验收控制
第十五条 采购部门要根据内部审计部门确定的供应商目录和参考报价确定采购方式和供应商、签订采购合同。企业内部审计部门于每季末组织采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价,包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价,并根据评价结果对供应商进行调整。
第十六条 企业一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式,小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购,由物资使用部门提出申请报企业负责人批准后交由采购部门直接进行采购。
企业内部审计部门负责成立由企业管理层,以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会,定期对内部审计部门根据市场信息编制的采购参考价格(最高采购限价)进行评议修改。对大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格,并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购,根据市场行情制定最高采购限价,不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。委托中介机构进行招投标的,应当加强对中介机构的监督。
第十七条 采购物资到货后,要及时组织仓库管理员、使用部门人员进行入库前的清点验收,精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收,验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符,然后检查物资有无损坏、使用性能优劣,验收合格后,验收部门的人员应对已收物资编制一式多联、事先编号的验收单进行签字,作为验收和检验物资的依据。
物资验收入库后,才能与供货方结清货款,财务部门必须凭借付款通知书才能支付购货款。
对验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或人员应当马上向有关部门报告;有关部门应当查明原因,及时处理。

第五节 付款控制
第十八条 企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和第二章《资金内部控制制度》的规定办理采购付款业务,并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。
第十九条 按合同约定需要预付购货款的,由采购员提供合同复印件并填写付款通知书,注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号,按批准物资采购的权限办理付款批准手续后,交企业财务部门办理预付货款业务。
第二十条 货物及发票已到,验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后,由采购员填写付款通知书并经有权批准物资采购及支付款项的人员签字批准后连同发票、入库清单和采购合同一起交由财务部门办理付款业务;货物已到发票未到,验收合格并与购货合同核对无误后,如供货方要求并经本单位有权批准物资采购及款项支付的人员签字批准,可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款,待发票到后再付清余款;发票已到货物未到,不准支付购货款。采购业务完毕后,财务部门要催促采购员及时结清购货结余款。企业财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
财务部门应当参与商定对供应商付款的条件。
财务部门应于每季末与采购供应商核对预付、应付款项余额并形成核对记录,与对方核对的差异要及时进行处理。
第二十一条 物资采购除购置固定资产可不必取得增值税发票或向农民收购的产品不能够取得增值税发票外,其他管理或办公过程中使用或耗用的各类物品、生产消耗性物资的采购一般在取得增值税发票时报销。
第二十二条 物资采购完毕并取得增值税发票后,如发生退货或销售折让,应视不同情况按以下规定办理:
(一)采购后在未付款的并且未做帐务处理的情况下,须由采购员将原发票和税款抵扣联退还给销售方,属于采购物资退回的,由采购员与对方协商实物处理退回工作,属于销售折让的,采购员应从销售方重新取得折让后的增值税发票。
(二)采购后已付货款或者货款未付但已做帐务处理,发票联及抵扣联无法退还的情况下,由企业财务部门的税务核算人员与当地主管税务机关联系开具进货退出证明单或索取折让证明单,由采购员送交销售方,并取得销售方开具的红字发票,再转交财务部门进行帐务处理,属于采购物资退回的,由采购员与对方协商实物处理退回工作。

第六节 监督与检查
第二十三条 本企业由财务部会同其他相关部门对采购与付款业务行使检查监督权。
第二十四条 对采购与付款业务检查监督的主要内容包括:
(一)采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和实行情况。
(二)申请物资采购的程序是否正确,审批物资采购是否有越权行为。
(三)物资采购合同的订立情况,合同要约是否完整、规范、合法有效。
(四)物资采购专属权的实行情况。重点检查物资采购是否由物资管理部门集中办理,其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资管理部门授权。
(五)付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整,审批手续是否正确有效,是否凭付款通知书支付购货款。
第二十五条 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第三章 销售与收款内部控制制度

第一节 总 则
第一条为了加强企业对销售与收款业务的内部控制,规范销售与收款行为,防范销售与收款过程中的差错和舞弊,根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规,制定本制度。
第二条 本制度所称销售与收款是指企业销售商品并取得货款的行为。企业提供劳务与收款,应当参照本制度进行内部控制。

第二节 分工及授权
第三条 企业建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
销售与收款不相容岗位包括:
(一)客户信用调查评估与销售合同的审批签订。客户信用调查评估由企业内部审计部门负责,销售合同的签订由各事业部负责,分管副总负责审批。
(二)销售合同的审批、签订与办理发货。各事业部负责销售合同的签订,企业物流中心负责根据已审批的合同办理发货。
(三)销售货款的确认、回收与相关会计记录。企业财务部门负责根据销售合同、发货单、银行结算单据等进行销售货款的确认、回收与相关会计记录。
(四)销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。物流中心、仓库管理部门负责销售货品的验收、处置,财务部门负责相关的会计记录。
(五)销售业务经办与发票开具、管理。事业部负责销售业务的经办,财务部门负责发票的开具、管理。
(六)坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。坏账准备的计提、坏账的核销由财务部门负责,企业负责人审批。
第四条 分管各事业部的企业副总经理负责制订产品的销售定价制度、折扣政策交由企业总经理办公会议讨论,企业内部审计部门及财务部门要参与企业销售定价制度、折扣政策的制订,总经理负责产品销售定价制度的审批。各事业部负责根据经过审批的产品的销售定价制度、折扣政策与客户签订合同并实行;企业内部审计部门负责审核销售合同;客户服务部负责根据经审批的销售订单和销售合同组织产品,开具销售发票;财务部负责记入相关科目并通过内部往来转由财务部进行销售实现的相关会计核算并通过内部往来转由财务部进行销售实现的相关会计核算。
第五条 企业销售的会计核算业务由财务部统一办理,收回销售收入存入企业总部开设的银行账户并由财务部统一管理,并负责对应收帐款情况进行统计、总结、分析。销售款项必须由客户直接汇入企业指定的银行账户,不允许销售人员直接接触货款。
第六条 企业的产品销售收入催收工作由各事业部负责实施,并负责对催收情况进行统计、总结、分析。

第三节 实施与实行
第七条 销售人员根据授权与客户签订销售合同接受客户订单后,编制一式多联的销售通知单,作为各事业部和财务部进行业务处理的依据,销售通知单传递到下一环节前,须经过销售部门主管的审批。负责该项业务业务的销售人员直接负责应收帐款的催收。企业根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区、管户调整。各事业部应当设置销售台账,及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况,并由相关人员对销售合同协议实行情况进行定期跟踪审阅。销售台账应当附有客户订单、销售合同协议、客户签收回执等相关购货单据。各事业部应定期对相关销售文件和记录进行核对。
第八条 发票的开具:货物发出当天,客户服务部应根据出库单及时开具发票,并与销售通知单、运货凭证进行核对,若有不符及时上报,由各事业部与客户服务部协调解决,发票开具后及时传递给企业财务部。
第九条 各事业部或销售部门负责拟定本部门当年的运作说明书并报企业总经理批准后实行。中途改变政策需经企业总经理批准并及时以书面形式将内容、实行时间通知企业财务部。
第十条 客户服务部根据审批的销售通知单发货。发货时必须经过严格检验,不得擅自发货和随意替换货物,确保与销售通知单的一致,在运输过程须确保货物安全和及时到达。发、运货凭证经审核后传递给财务部。
第十一条 客户服务部应使用连续编号的发、运货凭证,定期对货物进行盘点,并对每月情况进行汇总、分析。企业财务部和内部审计部要参与客户服务部的盘点工作并提交监盘报告。企业财务部定期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录,及时发现并处理销售与收款中存在的问题。
第十二条 企业财务部应当将销售通知单、发、运货凭证、发票进行核对并具以入帐进行会计核算。企业确认商品销售收入原则遵照《企业会计准则》的相关规定。企业财务部定期与往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符,应当查明原因,及时处理。企业财务部每月编制客户收款单,传递给各事业部进行货款催收,定期与各事业部符合应收帐款,保持一致性。财务部对已入帐的销售、发运货、发票等凭证承担保存职能。
第十三条 企业财务部负责制定应收帐款信用政策,根据上一年的销售额和应收帐款的回款情况及企业市场开发政策分区域和经销商制定。对应收帐款超出信用额度,财务部有权通知各事业部进行催收,并以书面形式通知客户服务部停止对该区域或经销商供货,客户服务部须待财务部以书面形式通知禁令解除后,方可依据销售通知单继续发货。
第十四条 企业财务部应当按客户设置应收账款台账,及时登记并评估每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况。 财务部每月对应收帐款进行分析、评价。分析结果传递给各事业部。对逾期一年以上的要求各事业部清理,有继续业务往来的单位,结清欠款或通过提供担保、抵押等方可发生新业务。必要时,应通过法律程序解决,各事业部负责收集与诉讼有关的证据并办理起诉事宜。情况特殊者,需经主管副总特批方可办理。
第十五条 企业应收票据的取得和贴现必须经分管各事业部的副总经理和财务负责人批准。企业设专人保管应收票据,对于即将到期的应收票据,应当及时向付款人提示付款;已贴现但仍承担收款风险的票据在备查簿中登记,以便日后追踪管理。
第十六条 财务部对愈期3年的应收帐款及现行会计制度规定的其他原因确实无法收回的应由账款,应组织清理并查明原因,报企业董事会审查批准后,转作坏账损失并注销相关的应收账款明细账。
第十七条 销售退回必须经销售主管审批后方可实行。退回产品须经质检部门和客户服务部验收、清点并开具退货接受单后方可入库。企业财务部根据销售退回单和红字发票进行帐务处理。客户服务部对正常销售产品和销售退回产品分别保管,定期统计数量上报企业并根据生产管理部意见处理。
第十八条 已注销的应收账款应做好账销案存,落实责任人随时跟踪,一旦发现对有偿债能力应马上追索;对于已核销又收回的应收账款应冲减当期坏账准备。

第四节 监督检查
第二十条 本企业的销售与收款环节由财务部会同有关部门使监督检查权。
第二十一条 销售与收款环节的监督检查内容包括:
(一) 财务部对凭证是否妥善保管,尤其是空白发票的管理,信用政策的变动是否经过审批,应收帐款的管理是否及时。
(二) 客户服务部是否按销售通知单发货,销售退回的凭证是否健全、审批是否越权,处理退回产品是否符合企业有关规定要求。
(三) 销售部门是否按经审核的价目表进行销售,价格变动和销售折扣是否经审批,对应收帐款的催收管理工作是否到位
第二十二条 对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第四章 成本与费用内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强对企业成本费用的内部控制,严格控制成本费用的开支规模,堵塞漏洞,制止铺张浪费和徇私舞弊的行为,根据《企业内部控制规范——基本规范》及有关国家法律法规规定,制定本制度。
第二条 本制度所称成本,是指可归属于产品成本、劳务成本的直接材料、直接人工和其他直接费用,不包括为第三方或客户垫付的款项。
费用,是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与所有者分配利润无关的、除成本之外的其他经济利益的总流出。
本制度所称成本费用是指企业为了获取收益而发生或支付的各种耗费以及虽与获取收益无关但应由本期负担的各种耗费。

第二节 分工和授权
第三条 成本费用的下列职务应分离:批准人与经办人的职务相分离;经办人与证明人、验收人相分离。
第四条 企业的成本费用预算方案由各部门及子企业编制,报经企业董事会审议通过后,将各项成本费用指标下达各单位实行实施。各子企业经理、部门负责人和企业财务部负责人要采取有效措施控制本单位的成本费用的开支规模,确保企业的成本费用不超支。
第五条 企业总部各部门领导对本部门开展正常业务开支的费用在集团企业总经理审批的资金计划内具有签字审核权,所有费用必须提请企业对口主管副总签字批准;超资金计划业务开支由企业主管副总签字批准,并报请集团企业财务总监审核批准,财务总监审核批准后报集团企业总经理审批。
第六条 各子企业应按经企业董事会审批的成本费用预算指标范围之内合理安排各项开支,具体批准权限由子企业董事会根据具体情况确定。
第七条 企业及下属单位财务部门负责审核、核算、记录本单位的开支成本费用,定期报告本单位的成本费用开支情况,并提供相关的说明和分析。企业总部财务部门负责汇总、分析全企业的成本费用开支情况,及时向企业有关领导领导报告,并提供必要的说明、分析资料。

第三节 实施与实行
第八条 各单位应根据本单位的具体情况,将成本费用的承包指标合理分解至各职能部门或个人。
第九条 各单位开支的成本费用,必须取得正式发票或其他符合有关会计法规和企业财务制度规定的有效凭据(并附与发票或凭据相关且必要的合同、协议、文件、清单或其他证明资料),由经办人在发票上署名、表明经办人的身份或在有关凭据的填报栏上署名,需要证明或验收的由证明人或验收人署名并表明验收或证明身份,有权批准成本费用开支的人员应在自己职权范围和批准权限之内进行审批,表达批准或同意成本费用开支的意见并在发票或凭据上署名。
报账人取得的发票应符合开具发票的有关规定并加盖开票单位的发票专用章,经办人、验收或证明人、批准人应分别在发票或凭据上签名,对不符合上述要求的发票或凭据,财务部门不得受理。
第十条 成本费用禁止“白条”入账的现象,特殊情况确实无法取得正式发票的,应由经办人在单位所在地税务机关补办正式发票,将取得的“白条”作为原始凭据与补办的正式发票一起作为报账的原始凭证。
第十一条 各单位财务部门对各种违反国家财经法规和企业财务制度或有不真实迹象的成本费用,要坚决拒绝办理报账业务,经办人员如有异议,应做好说明说服工作,说明无效的,提请本单位领导或企业财务部门出面处理。
第十二条 各单位财务部门要严格按照国家有关财经法规和企业财务制度的规定,正确地编制有关成本费用开支的会计凭证,登记有关成本费用的会计帐薄,编制有关成本费用的会计报表。
第十三条 各单位要定期向企业总部报告单位成本费用的开支情况,并对费用开支情况作必要的说明,对出现的差异进行分析,对成本费用开支中出现的问题采取针对性措施加以解决,保证成本费用开支的正常、有序。
第十四条 企业财务部应对企业总部和各下属单位的成本费用开支情况定期进行统计和分析,随时监控成本费用开支的情况,发现异常情况的要尽快查明原因,及时向有关领导报告,以便采取有效措施,进行制止和纠正。
第十五条 企业财务部应对企业总部和各下属单位的年度成本开支情况与下达的指标额进行比较、分析,找出超支或节约的影响因素,明确责任,向有关领导报告,请示处理意见。

第四节 监督与检查
第十六条 企业成本费用的监督检查权由企业总部财务部行使。
第十七条 成本费用开支的监督检查的主要内容包括:
(一) 成本费用控制的岗位分工和授权批准情况,重点检查是否存由一人兼任两个以上不相容岗位的现象和成本费用的开支是否获得授权或批准。
(二) 成本费用的开支是否存在越权审批或重大开支由一人审批的现象。
(三) 成本费用开支的原始凭据的报销手续是否完备及是否合法、真实和有效。
(四) 成本费用开支的所运用的会计科目是否正确,记录有关会计帐薄和编制有关会计报表是否准确、规范。
(五) 非正常成本费用开支是否由企业高管授权或批准。
第十八条 对监督检查过程中发现的成本费用内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第五章 存货内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强企业对存货的管理和控制,保证存货的安全完整,提高存货运营效率,保证合理确认存货价值,防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊,根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,结合本企业的实际情况,制定本制度。
第二条 本制度所称存货是指本企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料,主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等,以及尚未领出使用或安装的达到固定资产管理标准的各种设备。
第三条 本企业对库存物资实行“集中控制,分级管理”的原则,由企业物资管理部门根据企业下达的生产订单核定库存物资的定额指标,根据核定的库存物资定额指标合理购进所需物资,依据统一制定的库存物资内部控制制度对本单位的库存物资进行管理控制。

第二节 分工和授权
第四条 库存物资内部控制中的不相容职务应当分离,其中包括:
(一)存货的请购、审批与实行。
(二)存货的采购、验收与付款。
(三)存货的保管与相关记录。
(四)存货发出的申请、审批与记录。
(五)存货处置的申请、审批与记录。
第五条 企业总部、各子企业可根据本单位的具体情况,设置专门的物资管理部门,设置物资主管岗位,在本单位主管副经理(副厂长)的领导下,组织、协调本单位的库存物资管理控制工作,设置物资管理员岗位,办理物资的验收入库、存储保管和发料出库业务,登记仓库物资保管明细账,定期盘点库存物资并编制库存物资盘点表,保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符。
第六条 企业总部、各子企业财务部门要设置物资核算岗位,对本单位的物资收发业务进行会计核算,并每月与物资管理员登记的物资明细账进行核对,保证库存物资会计账簿与物资管理部门的账簿完全一致。
第七条 物资验收入库的批准权限由各单位的物资主管人员行使,禁止办理无实物入库的验收入库手续,否则要追究批准人和验收人的责任。
第八条 各部门领用与本部门职责相关的消耗性库存物资由本部门负责人签字批准,领用与本部门职责无关的库存物资或达到固定资产标准的设备由本部门负责人签字审核后由本单位主管领导签字批准,本单位以书面形式指定由某部门负责实施某项工作(获得授权),该部门负责人才有权批准领用与指定实施工作有关的库存物资。生产所需的消耗性库存物资各生产部门严格按照核定标准通过电脑控制系统领用材料,不得超支领料。
第九条 库存物资的盘盈、盘亏、变质老化、毁损的处理决定权由企业物资管理部门与财务部门行使,并报企业主管负责物资管理的副总经理审核批准,企业物资管理部门与财务部门共同协商,根据相关法规制度的规定作出处理决定并进行会计核算。

第三节 实施与实行
第十条 物资验收入库前必须经质量部门检验合格,检验合格放行后由物资主管人员签字批准。
外购存货入库前一般应经过下列验收程序:
(一)检查订货合同协议、入库通知单、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符。
(二)对拟入库存货的交货期进行检验,确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。
(三)对待验货物进行数量复核和质量检验,必要时可聘请外部专家协助进行。
(四)对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续,对经验收不符合要求的货物,应及时办理退货、换货或索赔。
(五)对不经仓储直接投入生产或使用的存货,应当采取适当的方法进行检验。
入库的自制存货,生产部门应组织专人对其进行检验,只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。
由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品,以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货,应当采取适当方法办理出、入库手续。
对于已售商品退货的入库,仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续,经批准后,对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货,应分清责任,妥善处理。对于劣质产品,可以选择修复、报废等措施。
物资验收时要把实物与物资请购单上开列的品名、规格、数量相互对照,把供货方开具的发票和供货清单与实物相互对照,货物如发生短缺、破损等情形,应尽快查明原因上报物资管理部门负责人,要作出相应的处理意见。经验收正确无误,按物资的类别、数量、单价、金额,开具收料单办理入库手续,同时要把处理意见反馈给财务部门;验收人员一定要严格按操作程序进行验收,凡不符合条件的一律不予验收,验收合格后要在验收单上加盖验收章并有当类物资主管人员、采购人员签字。
第十一条 存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账,详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容,并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。
入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录,应当经有效授权批准。
存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目,严格限制其他无关人员接触存货,入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片,并详细标明存放地点。
第十二条 所有物资原则上储存在物资库房内,严禁未经批准或授权的人员进入库房或接触物资,入库储存确有困难的,也应采取有效措施,加强护理监管,确保物资的安全、完整、有效。物资管理员对入库物资要井然有序地分门别类、摆放整齐,并定期检查,及时整理,克服库房物资贮存管理混乱,杜绝材料变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生,同时要建立起相关规章制度,如采用货品库存卡、货品标牌,制定保安、防火、卫生制度等,实施有效管理。按仓储物资所要求的储存条件贮存,并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储,应当实行严格审批制度。
因业务需要分设仓库之情形,应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。
第十三条 坚持凭领料单发放物资。领料单上准确地记录物资种类、数量、金额及批准人、经办人姓名,是仓库发出物资的原始凭证。领用部门要填写领料单,列明领用部门、品名、数量和领料人姓名,并由领用部门负责人或获得授权人签字批准,物资管理部门要对领料单进行审查,审查其填写内容是否详实,批准权限是否恰当或是否获得授权,经审查正确无误后由当类物资管理审核人在领料单上签字,然后交由物资管理员发放物资并在领料单上签名。
领料单存在填写内容不详实或越权批准的行为,物资管理部门有权拒绝签字或要求补办有关手续,物资管理部门明知领料单填写内容不详实或有越权批准的行为而予以审核签字,物资保管员明知领料单未经物资管理部门审核签字而予以发料,以失职论处,造成损失的,要追究有关人员的责任。
第十四条 坚持定期盘点制度。盘点能全面清点库存物资,检查物资的实际库存数量是否与账面数量相符,及时发现问题,采取有效措施纠正错误,堵塞漏洞。要求各单位至少每半年对库存材料进行一次全面的盘点,盘点工作必须有财务人员参加,盘点时应对每一种库存材料进行实地点数,同时填写实际库存数量,然后按该类别物资的账面单价计算其总金额,将所得实际库存材料金额与账面库存金额进行比较,库存物资出现盘盈、盘亏、变质老化、毁损要及时查明原因,按规定程序进行处理,属人为因素造成的要追究有关责任人的责任。
第十五条 物资管理部门要对长期闲置不用并且在可预见的未来也派不上用场的库存物资,要进行清点造册并提出处理意见,报企业总部批准后,由物资管理部门按批准的方案进行处置,由财务部门根据处理结果进行相应的会计核算,以减少物资的库存量,减少库存物资的减值风险。
第十六条 物资管理部门应于每月财务结帐日将各单位领用物资进行汇总,连同领用单(财务核销联)上报财务部门物资核算人员、成本费用核算人员进行当期财务核算。
第十七条 存货的会计处理,应当符合国家统一的会计准则制度的规定。企业根据存货的特点及企业内部存货流转的管理方式,确定存货计价方法。计价方法一经确定,未经批准,不得随意变更。
仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析,确定是否需要计提存货跌价准备。经企业总经理办公会审批后,方可进行会计处理,并附有关书面记录材料。

第四节 监督检查
第十八条 本企业由财务部行使对库存物资内部控制的监督检查权。
第十九条 库存物资内部控制的监督检查的内容主要包括:
(一)物资管理、核算岗位设置及人员配备的情况。重点检查是否存在由一人兼任不相容职务的现象。
(二)物资验收入库批准制度的实行情况。重点检查物资验收入库验收单的手续是否齐全,是否有无实物的验收入库行为。
(三)库存物资出库制度实行情况。重点检查领料单是否填写详实、手续齐全,是否有越权批准行为及是否经物资管理部门审核签字。
(四)存物资盘点制度的实行情况。重点检查是否定期进行盘点,盘点出现实物与账簿不符的情况是否查明原因并采取相应的措施进行处理,是否存在物资过期、变质、毁损、长期不用而不采取措施处理的现象。
(五)对库存物资盘盈、盘亏、变质老化、毁损的处理程序是否正确、手续是否完备。
第二十条 对监督检查过程中发现的库存物资内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第六章 固定资产内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强对企业固定资产的内部控制,防止并及时发现和纠正固定资产业务中的各种差错和舞弊,保护固定资产的安全完整,提高固定资产的使用效率,根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本制度。
第二条 本制度所称固定资产是指本企业为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的,单位价值在2000元以上,使用寿命超过一个会计年度的有形资产。
第二节 分工及授权
第三条 企业建立固定资产业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。同一部门或个人不得办理固定资产业务的全过程。
固定资产业务不相容岗位至少包括:
(一)固定资产投资预算的编制与审批。
(二)固定资产投资预算的审批与实行。
(三)固定资产采购、验收与款项支付。
(四)固定资产投保的申请与审批。
(五)固定资产处置的审批与实行。
(六)固定资产取得与处置业务的实行与相关会计记录。
第四条 企业制造中心设置工程部,设置专职岗位人员负责组织、引导全企业的固定资产控制管理工作,并作好企业总部的具体固定资产控制管理工作;各单位设置固定资产管理专责岗位,负责组织、引导本单位的固定资产控制管理工作,并作好本单位的具体固定资产控制管理工作;各部门、班组根据本部门(班组)的具体情况,设置专职或兼职的设备管理岗位,负责作好本部门(班组)的固定资产控制管理工作。企业总部设置固定资产管理会计核算岗位,负责企业总部固定资产的会计核算、控制管理并对各单位的固定资产核算、控制管理进行业务引导,各单位设置固定资产管理会计岗位,负责本单位固定资产的核算、控制管理。
第五条 企业总部统一行使本企业的固定资产购置、更新改造和大修理的审批权限。各单位需要购置固定资产或对现有的固定资产进行更新改造和大修理,必须按固定资产申购程序以书面形式报送集团企业领导审批。企业总部、各单位对已批准立项的固定资产购置和更新改造、大修理要抓紧组织实施,计划期内未能实施或客观原因导致取消计划的要写出书面说明。

第三节 实施与实行
第六条 企业总部各部门和各单位每年末必须将本单位下一年度的固定资产更新改造和大修理计划报送企业工程部,由工程部统一整理,提交企业总经理办公会审查,根据生产计划的轻重缓急程度和资金状况统一审批。因生产经营的特殊情况急需追加的固定资产更新改造和大修理计划,必须经企业总经理办公会批准。
第七条 企业总部各部门和各单位必须严格按批准立项的固定资产更新改造和大修理计划组织实施,如确有必要改变计划,或计划的预算变动幅度在5%以上或变化比例虽不达5%但绝对金额在50万元以上,必须重新报企业总部批准后才能按改变后的计划组织实施。计划实施之前要明确具体实施的部门和责任人,尽快组织实施,项目完成后要会同本单位的财务部门进行竣工验收,验收合格后才能正式投入使用,各单位财务部门要及时对实施项目进行会计监督和核算,项目竣工后应尽快将项目投资结转。
安装或建设的固定资产已达到预定可使用状态,如未能及时办理竣工结算和工程决算,应先行将工程投资暂估记入固定资产科目(以工程中间验收报告为凭据)。
第八条 企业建立固定资产交付使用验收制度,确保固定资产数量、质量等符合使用要求。固定资产交付使用的验收工作由固定资产管理部门、使用部门及相关部门共同实施。
企业外购固定资产,根据合同协议、供应商发货单等对所购固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收,出具验收单或验收报告。验收合格后方可投入使用。
企业自行建造的固定资产,由制造部门、固定资产管理部门、使用部门共同填制固定资产移交使用验收单,验收合格后移交使用部门投入使用。
企业对投资者投入、接受捐赠、债务重组、企业合并、非货币性资产交换、外企业无偿划拨转入以及其他方式取得的固定资产均需办理相应的验收手续。
企业对经营租赁、借用、代管的固定资产设立登记簿记录备查,避免与本企业财产混淆,并应及时归还。
对验收合格的固定资产应及时办理入库、编号、建卡、调配等手续。
第九条 企业财会部门应当按照国家统一的会计准则制度的规定,及时确认固定资产的购买或建造成本。
第十条 对需要办理产权登记手续的固定资产,企业应及时到相关部门办理。
第十一条 企业总部各部门、各子企业必须定期向企业总部报告本单位的固定资产更新改造和大修理计划实行情况,实际支出超过预算金额的5%或超支比例达不到5%但超金额在50万元以上,必须提请企业总部审查批准。
第十二条 技术改造和大修理替换下来的材料和零部件,尚可使用的要送交本企业物资仓库作价入账并冲减技术改造投资或大修理费用,对外有偿转让的应由物资管理部门处理,所得款项交财务部门入账并冲减技术改造投资或大修理费用,严禁施工部门自行保管和对外转让,否则要追究有关责任人的责任。
第十三条 技术改造替换下来的固定资产,尚可继续使用的由本企业的固定资产管理专责到场封存,建立档案,调拨到其他部门或单位使用的要办理相关手续,对外有偿转让的需经工程部负责人或主管副经理(副厂长)同意,并由工程部和财务部门共同参与拟定合理的转让价格,不能继续使用的也应由工程部联系物资再生部门处理,所得款项交本企业财务部门入账并冲减技术改造投资成本。其余的部门无权对上述固定资产进行处理。
第十四条 企业总部各部门和各子企业需要添置固定资产(由工程项目结转的固定资产除外),必须向企业总部提出申请,申请审批权限依据本企业《货币资金控制制度》。禁止没有获得批准就擅自购买的行为,一经发现,要追究有关责任人的责任。
第十五条 各部门从物资仓库领用不需安装的设备,要在领料单上写明使用部门,领用需要安装的设备,要写明详实的安装地点,由获得授权的本部门负责人、对口主管副经理 (副厂长)签字批准,经库存物资主管人员签字审核后,由库存物资保管员发出设备,然后发料人和领料人在领用单上签名。
第十六条 各部门领用设备后,设备使用部门的设备管理员必须尽快建立固定资产管理档案。
第十七条 物资管理部门应于每月财务结帐日将各单位领用的固定资产进行汇总,连同领用单(财务核销联)上报财务部门固定资产核算人员进行当期财务核算。
第十八条 企业总部和各单位的工程部门要完整、规范地建立起本企业的固定资产管理档案,并督促本企业、部门和班组规范地建立起本部门所使用或保管的固定资产管理档案,保证固定资产档案与档案之间、档案与实物之间完全相符,如不相符,要及时查明原因,分清责任,提请本企业主管领导进行处理。
第十九条 企业总部、各单位财务部门要建立起本级的固定资产明细账,保证固定资产管理档案与固定资产明细账之间完全相符,如不相符,要及时查明原因,分清责任,提请本单位主管领导进行处理。
第二十条 企业授权固定资产管理部门或人员负责固定资产的日常使用与维修管理,保证固定资产的安全与完整。企业于年末检查固定资产明细及标签,确保具备足够详细的信息,以便固定资产的有效识别与盘点。
第二十一条 企业根据国家及行业有关要求和自身经营管理的需要,确定固定资产分类标准和管理要求,并制定和实施固定资产目录制度。
第二十二条 企业依据国家有关规定,结合企业实际,确定计提折旧的固定资产范围、折旧方法、折旧年限、净残值率等折旧政策。
折旧政策一经确定,不得随意变更。确需变更的,应当按照规定程序审批。
第二十三条 企业建立固定资产的维修、保养制度,保证固定资产的正常运行,提高固定资产的使用效率。
固定资产使用部门负责固定资产日常维修、保养,定期检查,及时消除风险。
第二十四条 企业根据固定资产的性质和特点,确定固定资产投保范围和政策,对应投保的固定资产项目按规定程序进行审批,办理投保手续。对于重大固定资产项目的投保,采取招标方式确定保险企业。已投保的固定资产发生损失的,应当及时办理相关的索赔手续。
第二十五条 企业于年末对固定资产进行盘点。盘点前,固定资产管理部门、使用部门和财会部门应当进行固定资产账簿记录的核对,保证账账相符。
企业组成固定资产盘点小组对固定资产进行盘点,根据盘点结果填写固定资产盘点表,并与账簿记录核对,对账实不符,固定资产盘盈、盘亏的,编制固定资产盘盈、盘亏表。
第二十六条 固定资产出现盘盈或盘亏,应由同级的工程部会同有关人员查明原因,出现盘盈的要及时登记固定资产管理档案,并通过本级财务部门入账,出现盘亏的要分清责任,由所在单位据情节轻重和损失大小对有关责任人进行处罚,并办理各种报批手续,获准后注销盘亏的固定资产有关档案,所在单位财务部门根据批准盘亏的文件进行相应的会计处理并注销盘亏固定资产的明细账。
第二十七条 在每年年末由固定资产管理部门和财会部门对固定资产进行检查、分析。检查分析应包括定期核对固定资产明细账与总账,并对差异及时分析与调整。
固定资产存在可能发生减值迹象的,应当计算其可收回金额;可收回金额低于账面价值的,应当按照国家统一的会计准则制度的规定计提减值准备、确认减值损失。
第二十八条 对于未使用、不需用或使用不当的固定资产,固定资产管理部门和使用部门应当及时提出处理措施,报企业授权部门或人员批准后实施。
对封存的固定资产,应指定专人负责日常管理,定期检查,确保资产的安全、完整。
第二十九条 企业总部、各单位内部各部门之间调剂使用固定资产,必须填写固定资产调拨单一式三份,经本单位对口主管领导签字批准后,调入、调出部门及本企业的工程部门各执一份,并由工程部及时通知本单位财务部门调整有关固定资产明细账。
第三十条 各单位之间调剂使用固定资产的权限由企业总部工程部负责并报主管副总审批,调剂时必须填写固定资产调拨单一式六份,调入、调出企业工程部门、财务部门各执一份,企业总部工程部、财务部门各执一份,同时调出单位财务部门应及时将调出固定资产折余价值通过列帐通知单转移给调入单位并调整有关固定资产明细账,调入单位财务部门接到列帐通知单应及时登记有关固定资产明细账。固定资产调出部门要做到先办理手续再放行所调拨的固定资产,否则首先要追究调出部门的责任,再追究其他部门的责任。
第三十一条 各单位的固定资产退出使用处于闲置状态,应通知本单位的工程部负责人到场封存并妥善安置,并在固定资产档案上注明闲置原因和闲置时间。以后如重新投入使用应由本单位的固定资产管理专责到场解除封存并在固定资产管理档案注明重新使用的时间。固定资产由使用状态转入闲置状态和由闲置状态转入使用状态,使用部门的固定资产管理档案和本级财务部门的固定资产明细账都要登记相应的事项,做出相应的调整。
第三十二条 固定资产发生毁损或需要报废,使用部门要马上向本单位的工程部报告,由工程部门会同有关人员对毁损或需报废设备进行技术鉴定、分析,会同本单位财务部门办理各种报批手续,对毁损的设备查明原因,分清责任,属人为因素造成的,由所在单位根据情节轻重和损失大小对有关责任人进行处罚,属客观因素造成的由工程部向保险机构办理索赔手续。
第三十三条 各单位固定资产发生毁损、报废、盘盈或盘亏情况,同级的工程部门要做出书面情况说明,上报给企业总部工程部备案,企业总部工程部要将处理意见反馈给企业总部财务部门固定资产核算人员。
第三十四条 对拟出售或投资转出的固定资产,应由使用部门或人员提出处置申请,列明该项固定资产的原价、已提折旧、预计使用年限、已使用年限、预计出售价格或转让价格等,报经企业总经理批准后予以出售或转让。
第三十五条 企业根据固定资产不同的处置方式,采取相应控制措施:
对使用期满、正常报废的固定资产,应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单,经企业总经理批准后对该固定资产进行报废清理。
对使用期限未满、非正常报废的固定资产,应由固定资产使用部门提出报废申请,注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计出售价值等。企业应组织有关部门进行技术鉴定,按规定程序审批后进行报废清理。
对拟出售或投资转出的固定资产,应由使用部门或人员提出处置申请,列明该项固定资产的原价、已提折旧、预计使用年限、已使用年限、预计出售价格或转让价格等,报经企业总经理批准后予以出售或转让。
第三十六条 固定资产的处置应由独立于固定资产管理部门和使用部门的综合管理部门办理。固定资产处置价格应报经企业总经理审批后确定。对于重大的固定资产处置,应当考虑聘请具有资质的中介机构进行资产评估。
对于重大固定资产的处置,采取集体合议审批制度,并形成集体审批记录。
第三十七条 固定资产处置涉及产权变更的,应及时办理产权变更手续。
第三十八条 企业出租、出借固定资产,由固定资产管理部门会同财会部门按规定报经批准后予以办理,并签订合同协议,对固定资产出租、出借期间所发生的维护保养、税负责任、租金、归还期限等相关事项予以约定。
第三十九条 对固定资产处置及出租、出借收入和发生的相关费用,应及时入账,保持完整的记录。

第四节 监督和检查
第四十条 固定资产购置、技术改造和大修理计划的实施由企业工程部进行监督。重点检查是否批准立项,是否存在越权审批行为以及是否严格按批复的计划实施。
第四十一条 固定资产购置、计提折旧、技术改造、大修理、盘盈、盘亏、毁损、报废、闲置、有偿转让等环节的会计核算由审计部人员进行监督检查,重点检查固定资产会计核算实行国家有关法律法规和企业会计制度的情况以及技术改造、大修理替换下来的材料、零部件和设备是否存在越权处置或处置不当等情况。
第四十二条 各级固定资产管理岗位的设置以及固定资产管理档案的建立情况由工程部行使监督检查权,重点检查各级固定资产管理岗位的人员配备和履行职责情况,固定资产管理档案完整规范和档案与实物相符情况。
第四十三条 固定资产内部调拨制度实行情况由企业工程部行使监督检查权,重点检查调拨前是否填写调拨单,调拨单填写是否规范,是否有越权批准现象,各相关部门是否收到调拨单以及收到后是否及时进行相应处理。
第四十四条 闲置固定资产的管理状况由工程部行使监督检查权,重点检查已由各子企业工程部进行封存管理的固定资产是否在管理档案上作注明。
第四十五条 毁损或报废的固定资产的处置情况由企业审计部行使监督检查权,重点检查是否已对申请报废的固定资产进行技术鉴定,对毁损的固定资产进行原因分析和责任认定,是否先对毁损或报废固定资产办理有关报批手续,获准后再进行相应处理。
第四十六条 盘盈或盘亏固定资产的处置情况由企业审计部门行使监督检查权,重点检查是否查明原因并进行盘亏责任认定,以及是否按国家有关法律法规和企业有关制度进行处理。
第四十七条 对监督检查过程中发现的固定资产内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第七章 工程项目的内部控制

第一节 总 则
第一条 为了加强对工程项目的内部控制,防止并发现和纠正工程项目业务实施和管理中的各种差错与舞弊,提高资金使用效益,根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,结合本企业的实际情况,制定本制度。
第二条 本制度所称工程项目是指企业根据经营管理需要,自行或者委托其他单位进行设计、建造、安装和修护,以便形成新的固定资产或维护、提升既有固定资产性能的活动。
第三条 本企业的工程项目集中由企业总部集中审批并组织或授权实施。

第二节 分工及授权
第四条 工程项目下列职务应当相互分离:
(一)项目建议、可行性研究与项目决策。
(二)概预算编制与审核。
(三)项目决策与项目实施。
(四)项目实施与价款支付。
(五)项目实施与项目验收。
(六)竣工决算与竣工决算审计。
第五条 工程项目开工建设之前,必须经政府计划部门批准立项,并取得相关的工程建设许可证,编制项目预算书,保证工程项目手续完备,证照齐全。
第六条 企业设置专门的会计人员办理工程项目会计核算业务,办理工程项目会计业务的人员应当熟悉国家法律法规及工程项目管理方面的专业常识。
对于重大项目,企业应当聘请具备规定资质和胜任能力的中介机构(如招标代理、工程监理、财务监理等)和专业人士(如工程造价专家、质量控制专家等),协助企业进行工程项目业务的实施和管理。企业应建立适当的程序对所聘请的中介机构和专业人士的工作进行必要的督导。
第七条 工程项目根据企业决定,逐级审批,达到到最近一期经审计的企业净资产20%以上的由董事会讨论并做出决议,待提请企业股东大会讨论并做出决议后方可实施。严禁任何个人单独决策工程项目或者擅自改变集体决策意见。
第八条 企业组织工程、技术、财会、法律等部门的相关专业人员对项目建议书和可行性研究报告的完整性、客观性进行技术经济分析和评审,出具评审意见,作为项目决策的重要参考依据。
第九条 房屋建筑物类工程项目一律采取发包方式建设;其他工程项目由企业根据具体情况,采取自营或发包方式进行实施。无论采取何种建设方式,均应指定相关部门和人员实施工程监管,了解工程进度,监督检查工程施工质量,确保工程施工严格按工程设计的要求进行施工建设。
第十条 企业的工程项目由财务部组织会计核算,或根据工程项目的授权由被授权单位的财务部门组织会计核算。

第三节 实施与实行
第十一条 工程项目形成初步实施意向之后,企业应指定有关部门或聘请外部专家进行经济技术论证,设计施工方案,编制工程初步预算,写出书面可行性研究报告提交企业最高决策机构或其成员进行工程投资决策。
第十二条 企业最高决策机构或其成员根据可行性研究报告,在各自的批准权限范围内,做出批准实施,要求、修改、重新评估可行性方案或不予批准等决定。
第十三条 企业应组织工程、技术、财会等方面的相关专业人员对编制的概预算进行审核,重点审查编制依据、工程量的估计、定额、参数、模型等的采用是否合理,项目内容是否完整,计算是否准确。审核人员应出具书面审核意见,并签章确认。
第十四条 企业的发包工程要尽可能采取招投标的方式,并在相关责任部门、纪检监察人员的监督下进行公开的招投标活动,招投标活动要注意审查投标人的施工资质、技术力量、管理水平、信用等级和关联关系,防止可能发生的不利事件,保证招投标活动的公开、公平、公正。
第十五条 负责工程项目施工的部门和人员必须重视工程质量管理,监督现场施工严格设计方案的要求进行,杜绝偷工减料、以次充好现象的发生,一旦发现不符合设计要求或偷工减料、以次充好的现象,要马上向施工单位提出并要求返工或采取可靠的补救措施,同时定期写出现场监理施工进度报告。
第十六条 财务部要严格控制工程付款,严格按现场施工进度报告和主管领导的批准的额度支付工程款,加强对工程预算方案的考核监督和工程实施的核算监督,确保工程项目预算方案的贯彻实行和工程项目实际投资金额的真实、合法、完整。
会计人员应当对工程合同协议约定的价款支付方式、有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。复核无误后,方可办理价款支付手续。工程进度款的支付要按工程项目进度或者合同协议约定进行,不得随意提前支付。会计人员在办理价款支付业务过程中发现拟支付的价款与合同协议约定的价款支付方式及金额不符,或与工程实际完工进度不符等异常情况,应当及时报告。
第十七条 对于自行建造的工程项目,以及以包工不包料方式委托其他单位承担的工程项目,企业应当建立针对材料采购、收发、保管和记录相关的控制程序。
第十八条 企业对于必要的项目变更应经过相关部门或中介机构(如工程监理、财务监理等)的审核。重大的项目变更应比照项目决策和概预算控制的有关程序严格加以控制。因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的,应当提供完整的书面文件和其他相关资料。会计人员应当对工程变更所涉及的价款支付进行审核。
第十九条 企业财务部门应根据《企业会计准则》的规定进行会计核算,真实、完整地反映工程项目成本费用发生情况、资金流入流出情况及财产物资的增减变动情况。
第二十条 企业对在建工程项目减值情况的定期检查和归口管理,严格实行减值准备的计提标准和审批程序。
第二十一条 工程项目施工完毕后,要及时组织有关人员进行验收,验收过程中要认真、细致地检查工程是否到设计要求,是否存在技术或安全方面的隐患,财务人员和设备管理人员要参加验收工作,重点对工程投资的账面与实物进行核对,并对所有实物进行登记造册,为以后实施管理、核算作好准备。
验收结束后,要写出书面的验收报告,要需要进行整改的,还必须说明需整改的项目和具体要求,限定整改时间,出现实物盘亏的要查明原因,分清责任,对有关责任人进行处理。整改完毕后必须进行再验收,完全合格后才能正式交付使用,交付使用的同时要办理资产移交手续,由承建单位和资产管理单位签字交接,有关图纸、技术和管理资料要完整移交给接收单位,否则接收单位有权拒绝接收。验收报告需参与验收的全体成员签字。
工程通过验收后,应及时与承建单位结清工程款,办理工程竣工决算。如不能及时办理工程结算和决算,应及时按工程预算金额暂估记入固定资产科目,待办理完工程竣工决算后再按实际金额调整。企业财务部门应及时组织竣工决算审计。未实施竣工决算审计的工程项目,原则上不得办理竣工验收手续。因生产经营急需确需组织竣工验收的,应同时组织竣工决算审计。
第二十二条 工程项目完工后,由企业总部组成专门检查考核小组,对工程项目预算方案实行情况、工程质量等方面进行考核、评价、分析,总结经验教训,存在预算超支的现象要查找原因,分清责任,作出相应的处理。
第二十三条 工程项目运行后,财务部应对投入使用的工程项目进行成本效益分析。对出现经济效益严重低于可行性研究报告所诉内容的情况,应追究相关人员的决策责任。
第二十三条 建立工程施工的阶段进度审计制度,对工程的阶段性完成情况进行审计和分析,发现问题及时上报工程项目决策部门及相关人员。

第四节 监督与检查
第二十四条 企业的工程项目由财务部和集团纪检监察部门行使监督检查权。
第二十五条 工程项目监督检查的主要内容包括:
(一) 是否建立健全工程项目的相关机构和人员,相关机构和人员的职责权限划分是否符合控制的要求。
(二) 工程项目投资决策是否按授权审批制度实行。
(三) 工程项目的预算管理制度以及预算管理制度的实行情况。工程项目的各种准建手续是否齐全。
(四) 工程项目各类款项的支付情况,付款审批手续是否齐备。
(五) 工程项目的招投标制度及其实行情况。
(六) 工程管理人员履行职责的情况,重点检查有无工程施工进度报告。
(七) 工程项目验收实行情况。重点检查是否有财务部门和设备管理人员参与,是否进行了现场的资产登记和核对,以及是否对盘亏资产进行了原因分析和责任认定,验收报告的签字情况。
第二十六条 对监督检查过程中发现的工程项目内部控制中的薄弱环节,应要求施工单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第八章 筹资内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强对企业对筹资业务的内部控制,控制筹资风险,降低筹资成本,防止筹资过程中的差错与舞弊,根据《企业内部控制规范——基本规范》及国家有关法律法规,结合本企业的实际情况制定本制度。
第二条 本制度所称筹资是指企业为了满足生产经营发展需要,通过发行股票、债券或者银行借款等形式筹集资金的活动。
第三条 企业在建立和实施筹资内部控制制度中,重点强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制:
(一)权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配备应当科学合理;
(二)筹资决策、实行与偿付各环节的控制流程应当清晰,筹资方案的拟订与审批、筹资合同的审核和签订、筹集资金的收取与使用、还本付息的审批与办理等应当有明确规定;
(三)筹资业务的会计处理应当符合国家统一的会计制度的规定。

第二节 分工及授权
第四条 本企业的筹资活动集中在企业总部进行。超过企业最近一期经审计的净资产的20%(含20%)以上的长期借款或净资产的40%(含40%)以上的短期借由董事会讨论并做出决议,待提请企业股东大会讨论并做出决议后方可实施;不超过企业最近一期经审计的净资产的20%(含20%)以的长期借款或净资产的40%(含40%)以上的短期借由董事会做出决议并实施;1000万元以下的借款计划由本企业主管财务工作的总经理班子成员审批;发行企业债券或股票由企业董事会审议通过后,提请股东大会以特别决议的形式批准。
债券或股票的回购必须获得董事会的授权和股东大会批准。
第五条 与借款有关的主要业务活动由企业财务部负责具体办理;与发行企业债券、股票有关的主要业务活动由企业财务部在职责范围内具体办理,如有必要,也可由企业总部指定其他相关部门提供协助。
第六条 财务部应指定专人负责保管与筹资活动有关的文件、合同、协议、契约等相关资料。

第三节 实施与实行
第七条 在实施筹资计划之前,为了避免盲目筹资,要对筹资的效益可行性进行分析论证,确保筹资活动的效益性;要合理确定筹资规模和筹资结构,选择最佳的筹资方式,降低筹资成本;并严格根据有关法律法规依法筹资,确保筹资活动的合法性。
第八条 借款方案(包括贷款额、贷款方式、结构及可行性报告等资料)由财务部以书面的形式提出,经有权机构或人员批准后,由财务部出面与金融机构联系、洽谈,达成借款意向,签订借款合同或协议,办理借款手续,直至取得资金。
第九条 发行企业债券或股票由证券部起草方案,经董事会、股东大会授权并取得有关政府部门的批准文件后,证券部和财务部在各自职责范围内整理发行材料,由证券部负责联络中介机构,与券商签订债券承销协议或股票承销协议,直至发行完毕取得资金。
不得由一个人办理筹资业务的全部过程。
发行企业债券,应设立企业债券存根簿,用以记载以下内容:如发行记名债券,应记载债券持有人的姓名或名称及住所;债券持有人取得债券的日期及债券的编号;债券总额、债券的票面金额、债券的利率、债券还本付息的期限和方式;债券的发行日期。如发行无记名债券,应记载债券总额、利率、偿还期限和方式、发行日期和债券编号。
未发行的债券必须由专人负责保管。
保存债券持有人的明细资料,应同总分类账核对相符,如由外部机构保存,需定期与外部机构核对。
发行股票应设立股东名册。发行记名股票,股东名册应记载以下内容:股东的姓名或名称及住所;各股东所持股份数;各股东所持股票的编号;各股东取得其股份的日期。发行无记名股票,应记载股票数量、编号及发行日期。
第十条 有关筹资合同、协议或决议等法律文件必须经有权批准筹资业务的人员在各自的批准权限内批准。企业应授权有关人员或聘请外部专家对重要的上述文件进行审核,提出意见,以备批准决策时参考。
第十一条 财务部要加强审查筹资业务各环节所涉及的各类原始凭证的真实性、合法性、准确性和完整性。
第十二条 财务部要按照有关会计制度的规定设置核算筹资业务的会计科目,通过设置规范的会计科目,按会计制度的规定对筹资业务进行核算,详尽记录筹资业务的整个过程,实施筹资业务的会计核算监督,从而有效地担负起核算和监督的会计责任。
第十三条 筹措资金到位后,必须对筹措资金使用的全过程进行有效控制和监督。首先,筹措资金要严格按筹资计划拟定的用途和预算进行使用,确有必要改变筹措资金的用途或预算,必须事先获得批准该筹资计划的批准机构或人员的批准后才能改变资金的用途或预算;其次,对资金使用项目进行严格的会计控制,确保筹措资金的合理、有效使用,防止筹措资金被挤占、挪用、挥霍浪费,具体措施包括对资金支付设定批准权限,审查资金使用的合法性、真实性、有效性,对资金项目进行严格的预算控制,将资金实际开支控制在预算范围之内;最后,投资项目建成后要及时进行验收,验收合格后方可正式投入使用。
第十四条 财务部门要通过有关凭证和账簿,随时掌握各项需归还的筹措资金的借款时间,币种、金额及来源等内容,了解有关方面的权利、责任、义务,及时计算利息或股利,按时偿还借款或债券本息,根据股东大会决议及时发放股利,给债权人和股东留下良好的信用形象。
第十五条 偿还企业债券应根据董事会的授权办理。
发生借款或债券逾期不能归还的情况时,财务部门应报告不能按期归还借款的原因,必要时提请企业最高管理层关注资金状况,并及时与债权人协商,通报有关情况,申请展期。

第四节 监督检查
第十六条 筹资活动由监事会使监督检查权。
第十七条 筹资活动监督检查的内容主要包括:
(一) 筹资业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在一人办理筹资业务全过程的现象。
(二) 筹资业务授权批准制度的实行情况。重点检查筹资业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。
(三) 筹资计划的合法性。重点检查是否存在非法筹资的现象。
(四) 筹资活动有关的批准文件、合同、契约、协议等相关法律文件的保管情况。重点检查相关法律文件的存放是否整齐有序以及是否完整无缺。
(五) 筹资业务核算情况。重点检查原始凭证是否真实、合法、准确、完整,会计科目运用是否正确,会计核算是否准确、完整。
(六) 所筹资金使用情况。重点检查是否按计划使用筹集资金,是否存在铺张浪费的现象。
(七) 所筹资金归还的情况。重点检查批准归还所筹资金的权限是否恰当以及是否存在逾期不还又不及时办理展期手续的现象。
第十八条 监督检查过程中发现的筹资活动内部控制中的薄弱环节,应要求加强和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第九章 投资内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强对企业对外投资活动的内部控制,保证对外投资活动的合法性和效益性,根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规,结合本企业的实际情况,制定本制度。
第二条 本制度所称对外投资是指本企业以现金、实物、无形资产购买股权、债权等有价证券方式向其他单位进行投资,包括权益性投资和债权性投资。
第三条 对外投资业务内部控制制度的基本要求是:投资的授权人与实行人分离;投资的实行人与记录人、保管人分离;除证券部、财务部的指定专人外,其他人员接触证券必须经过适当授权;凭证式证券的保管与接触至少由两名以上人员共同控制,凭证式证券的存、取必须及时、详细记录于登记簿,并由所有在场经受人员的签名。

第二节 分工及授权
第四条 本企业的对外投资由企业总部集中进行,依据实际情况确定为短期投资或长期投资。
第五条 短期投资项目的批准权限依次为:投资金额在人民币100万元以下的项目由主管对外投资的副总经理审批;投资金额在人民币100万元以上500万元以下的项目由主管对外投资的副总经理签署意见后转呈企业总经理审批;500万元以上2,000万元以下的项目由企业总经理班子成员集体审批;超过2,000万元且占最近经审计的净资产总额的20%以下比例的项目由企业董事会审批;达到或超过最近经审计的净资产总额的20%比例的项目必须经股东大会批准。
第六条 长期投资项目占最近经审计的净资产总额的20%以下比例的由企业董事会批准,达到或超过最近经审计的净资产总额的20%比例的长期项目由股东大会批准。
委托贷款业务必须由董事会批准。
第七条 对外投资活动由企业总部根据具体情况指定投资管理 部门具体负责,同时财务部门和其他有关部门协作实施。

第三节 实施与实行
第八条 在对外投资活动中,形成初步投资意向后,必须首先向有权批准投资计划的机构或人员申请立项。
第九条 投资计划获准立项后,为了确保对外投资活动的合法性,必须对拟投资项目进行合法性论证,保证投资计划在国家对外投资有关的法律法规框架之内依法进行对外投资活动;为了避免盲目对外投资,确保对外投资活动的效益性,还必须对对拟投资项目进行经济效益可行性分析,使投资项目能够获得预期的投资回报。
第十条 投资计划通过论证后,应及时报送有权批准投资计划的机构审批。
第十一条 对外投资项目获得批准后,由获得授权的部门或人员具体实施对外投资计划,与被投资单位签订合同、协议,实施财产转移的具体操作活动,并获取被投资单位出具的投资证明。
对外投资项目应与被投资方签订投资合同或协议,其中长期投资合同或协议必须经董事会或股东大会批准后方可对外正式签署。企业应授权具体部门和人员,按长期股权投资合同(包括投资处理合同)或协议规定投入现金或实物,投入实物必须办理实物交接手续,并经实物使用和管理部门同意。以实物作价投资时,实物作价低于其评估价值的应由董事会批准,对外投资额大于被投资单位账面净资产中所享有份额的,或者对被投资单位溢价投入资本的,应经董事会专门批准后,方可实施投资。在签订投资合同或协议之前,不得支付投资款或办理投资资产的移交;投资完成后,应取得被投资方出具的投资证明或其他有效凭据。
第十二条 对外投资实行预算管理,投资预算在实行过程中,如实际情况的变化需合理调整投资预算,必须事先报经有权机构批准。
第十三条 企业获得的证券类资产(指股票和债券,下同)可委托银行、证券企业、信托企业等独立的专门机构保管,也可由本企业财务部门指定专人自行保管。
除无记名证券类资产外,本企业在购入证券类资产的当天应尽快将其登记于本企业名下,切忌登记于经办人员的名下,以防止发生舞弊行为。
第十四条 证券类资产如由本企业自行保管,必须实行严格的联合控制制度,即至少要由两名以上人员共同控制,不得一人单独接触证券类资产,对任何证券类资产的存入或取出,都要将证券类资产的名称、数量、价值及存取的日期等详细记录于登记簿内,并由所有在场人员签名。
第十五条 对于本企业所拥有的证券类资产,应由内部审计人员或不参与投资业务的其他人员先进定期盘点或与委托保管机构进行核对,检查其是否为本企业所拥有,并将盘点记录与账面记录相互核对以确认账实的一致性。
第十六条 财务部要依法设置对外投资核算的会计科目,通过设置规范的会计核算科目,按会计制度的规定进行投资业务核算,详尽记录投资项目的整个经济活动过程,对投资业务进行会计核算监督,从而有效地担负起核算和监督的会计责任。
第十七条 在投资计划的实施过程中,财务部要加强审查投资项目各环节所涉及的各类原始凭证的真实性、合法性、准确性和完整性,同时对投资项目进行投资预算控制,实际投资超支达5%以上或虽超支比例不足5%但绝对金额达到50万元且无正当理由的,要及时向有权批准投资项目的机构或人员报告。
第十八条 财务部应指定专人对长期投资进行日常管理,其职责范围包括:
(一) 监控被投资单位的经营和财务状况;
(二) 监督被投资单位的利润分配、股利支付情况,维护本企业的合法权益;
(三) 向本企业有关领导和职能部门定期提供投资分析报告。对被投资单位拥有控制权的,投资分析报告应包括被投资单位的会计报表和审计报告。
对于短期投资,也应根据不同情况,采取有效措施加强日常的管理。
第十九条 在处置对外投资之前,必须由企业投资部门和财务部门对拟处置投资项目进行分析、论证,充分说明处置的理由和原因,然后提交有权批准处置对外投资的机构或人员进行审批,批准投资处置计划的权限与批准投资项目的权限相同。
第二十条 财务部要及时对投资处置进行会计核算,并检查、监督其合法性、真实性,防止企业资产流失。

第四节 监督检查
第二十一条 本企业由监事会行使对对外投资活动的监督检查权。
第二十三条 对外投资活动监督检查的内容主要包括:
(一) 投资业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在由一人同时担任两项以上不相容职务的现象。
(二) 投资业务授权批准制度的实行情况。重点检查对外投资业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。
(三) 投资计划的合法性。重点检查是否存在非法对外投资的现象。
(四) 对外投资活动的批准文件、合同、协议等相关法律文件的保管情况。
(五) 投资业务核算情况。重点检查原始凭证是否真实、合法、准确、完整,会计科目运用是否正确,会计核算是否准确、完整。
(六) 投资资金使用情况。重点检查是否按计划用途和预算使用资金,使用过程中是否存在铺张浪费、挪用、挤占资金的现象。
(七) 投资资产的保管情况。重点检查是否存在账实不符的现象。
(八) 投资处置情况。重点检查投资处置的批准程序是否正确,过程是否真实、合法。
第二十四条 对监督检查过程中发现的对外投资内部控制中的薄弱环节,应要求有关部门纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。
 

第十章 对外担保内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强对企业担保行为的内部控制,保护投资者的合法权益和企业的财产安全,防范担保风险,根据《中华人民共和国企业法》、《中华人民共和国担保法》和其他相关法律法规的规定,制定本规范。
第二条 本规范所称担保行为是指在借贷、买卖、货物运输、加工承揽等经济活动中以确保债权清偿为目的的保证行为,担保方式为保证、抵押、质押、留置和定金。
第三条 企业的担保行为集中在企业总部办理,各职能部门和分支机构除非获得企业董事会和法人代表的书面授权,否则无权为他人提供担保。
第四条 企业的担保行为以集团内部企业为对象,不得以本企业资产为本企业的股东、股东的控股子企业、股东的附属企业或者个人债务提供担保。对有业务往来的企业进行担保,需进行担保认定,此项工作由财务部负责,应考虑审计的专业性和对风险的判断。
第五条 企业为他人提供担保应当遵循平等、自愿、公平、诚信、互利的原则。
第六条 企业为他人提供担保,应当采取反担保等必要的措施防范风险。

第二节 分工与授权
第七条 企业提供担保必须经董事会或股东大会批准,根据企业章程第41条规定,企业下列对外担保行为,须经股东大会审议通过:
(一)本企业及本企业控股子企业的对外担保总额,达到或超过最近一期经审计净资产的50%以后提供的任何担保;
(二)企业的对外担保总额,达到或超过最近一期经审计总资产的30%以后提供的任何担保;
(三)为资产负债率超过70%的担保对象提供的担保;
(四)单笔担保额超过最近一期经审计净资产10%的担保;
(五)对股东、实际控制人及其关联方提供的担保。
第八条 企业的担保事项经董事会或股东大会批准后,由财务部办理担保事项的具体工作。

第三节 实施与实行
第九条 担保事项由被担保人提出书面申请,企业董事会收到担保申请后,在决定为他人提供担保(或提交股东大会表决)之前,应当掌握债务人的资信状况,对担保事项的利益和风险进行充分分析,同时要对拟提供担保的主合同的合法有效进行审查。
第十条 股东大会或者董事会对担保事项做出决议时,与担保事项有利害关系的股东或者董事应当回避表决。
董事会秘书应当详细记录有关董事会会议和股东大会的讨论和表决情况。有关的董事会、股东大会的决议应当及时公告。
第十一条 建立并严格实行“谁决策、谁负责”的担保责任制度,将担保事项与决策责任人的经济利益挂起钩来,促使决策责任人审慎决策,防范担保风险。
企业的董事、总经理及其他高级管理人员未按规定程序擅自越权签订担保合同,对企业造成损害的,要从严追究当事人的有关责任。
第十二条 企业为他人提供担保,必须订立书面合同,并及时通报监事会、董事会秘书和财务部门。企业为他人提供担保,应当要求被担保人提供反担保。
第十三条 企业的担保合同原件要尽快送交档案室按照档案管理的有关规定妥善保管。
第十四条 财务部门要指定专门人员对担保事项进行跟踪管理,及时了解和掌握被担保人的生产经营情况和财务状况,发现问题要马上向有关领导报告,以便及时采取有效的保全措施,防范潜在风险,避免或减少可能发生的损失。
第十五条 当出现被担保人债务到期后十五个工作日内未履行还债义务,或是被担保人破产、清算、债权人主张担保人履行担保义务等情况时,企业应及时了解被担保人的债务偿还情况。企业为被担保人履行担保义务后,应当采取有效措施向被担保人追偿。

第四节 监督和检查
第十六条 担保业务的监督检查权由监事会和内部审计人员共同行使。
第十七条 担保业务的监督检查的主要内容包括:
(一) 担保决策程序是否正确,是否存在越权批准行为。
(二) 是否存在为本企业的股东、股东的控股子企业、股东的附属企业或者个人债务提供担保的现象,担保表决程序回避制度的实行情况。
(三) 为集团外企业担保是否进行担保认定,对担保的风险进行评估。
(四) 董事会秘书是否把担保事项及时对外进行公告。
(五) 担保事项具体实施部门是否对担保事项进行跟踪管理并形成定期报告
第十八条 监事会和财务部对监督检查过程中发现的担保内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。

第十一章 子企业内部控制制度

第一节 总 则
第一条 为了加强企业对下属子企业的管理,确保子企业业务符合企业的战略发展方向,有效控制子企业的经营风险,根据国家相关法律法规制定本制度。
第二条 本规范所称子企业是指通过股权或其他权益性投资形成关联关系的下属企业,两种主要类型包括参股企业和控股企业。
第三条 子企业内部控制指对参股和控股的下属企业实施组织机构与人员管理、确立经营目标、重大经营决策、财务报告等方面重要控制节点的全面管理和控制。
第四条 子企业内部控制要达到的目标如下:
(一)确保子企业业务归入企业长期发展的规划范畴,符合企业的战略推进方向,服务于企业长远发展目标;
(二)确保子企业业务发生的合理性和整体盈利有效性,确保子企业的财务状况受到企业直接监控;
(三)确保子企业的经营和财务信息及时全面反馈,重大经营决策和财务决策经由企业高级管理层和权力机构的审批,有效控制子企业的经营风险。
第五条 子企业内部控制的主要政策与方法:
(一)实施子企业重要经营决策权的直接控制;
(二)企业设定子企业的经营目标,审批经营性预算和资本性预算;
(三)直接委任子企业的关键管理人员,审定子企业的组织机构设置;
(四)定期审核子企业的经营和财务报告,实施考核和评价。

第二节 分工和授权
第六条 企业财务部组织对子企业的分类管理工作,负责向企业汇报子企业的管理状态,组织召集子企业管理月度会议,负责与其他业务部门的协调与沟通,审核子企业管理岗起草的各项书面文件,负责子企业与相关职能部门的联系与协调。
第七条 集团财务部负责引导各下属子企业预算编制,审核按要求上报的预算,监控预算实行情况。
第八条 企业人力资源部负责拟定子企业的高层管理者人选并报总经理审核,及考核子企业管理层的经营业绩。
第九条 参股子企业应按企业要求提供相关企业资料,每月向企业提供财务数据及会计报告,年度向企业报送经审计财务报告。
第十条 控股子企业在企业战略计划引导下制定企业战略计划和经营目标;确定管理层人选及部门结构;制定企业预算;进行授权范围内决策。
第十一条 子企业董事会确定子企业战略计划;根据企业确定的经营指标确定子企业经营目标;审批子企业预算;讨论对子企业管理层考核决定;审议决定子企业重大决策
第十二条 企业向子企业委派的董事审议相关文件报告,传达企业的管理意图,履行董事的相关法律职责。
第十三条 企业内部各级管理人员在其职权范围内,根据既定的权限及有关职责实行子企业管理的各项业务。企业财务部提出参股企业经营目标,报企业董事会批准后下达实行;控股子企业相关部门负责其自身内部组织机构设置和管理,相关事宜报子企业董事会批准。

第三节 实施与实行
第十四条 参股子企业内部控制实施:
(一)建立子企业档案。企业财务部将新参股企业资料整理为子企业档案,并报参股企业董事一份;
(二)确定经营目标要求。企业财务部按企业整体目标起草对参股子企业的经营目标要求,该经营目标要求经董事会审核同意后,通过子企业董事会转达;
(三)经营信息与动态报告。子企业每月向企业财务部报送经营及财务信息;
(四)经营意见反馈。子企业董事将企业财务部对子企业的经营及重大问题的意见反馈给子企业;
(五)年度审计。子企业在集团财务部统一安排下进行年度审计,并将审计报告送集团财务部;
(六)年度经营效果分析。财务部分析子企业年度经营结果,并与企业经营目标相比较,提出建议;
(七)下年度经营目标建议。财务部提出子企业下年度经营目标建议;
第十五条 控股子企业内部控制实施:
(一)组织架构。企业通过董事会控制子企业总经理等高层管理人员的聘任;子企业独立确定内部组织机构的设置及其他一般管理人员的任用,报董事会审批;企业通过董事会直接向子企业派驻财务总监或财务部经理;
(二)确定财务管理制度及核算模式。财务部确定子企业财务管理模式并确定子企业统一核算方法;
(三)制定发展战略。财务部按企业整体目标提出对子企业的战略发展控制目标及考核指标
(四)预算管理。子企业按企业提出目标独立制定企业预算,在子企业董事会审核后报企业进行审批;
(五)资金控制:企业财务部每年根据资金规划和子企业的经营发展预算,给予子企业一定的资金收付及运用权限;该资金权限的分派要得到企业董事会的审批;资金运用超权限的,报企业总经理审批;
(六)重大事项决策:企业财务部拟订子企业重大经营决策权限的分派,并根据实际情况不定期调整;该重大经营决策权限的分派标准要得到企业董事会的审批;超权限的重大经营决策报企业总经理审批;
(七)财务报告。子企业定期向企业财务部报送财务报表及其他财务资料;
(八)年度考核。企业财务部及相关部门根据预算指标对子企业进行年度经营业绩考核。

第四节 监督和检查
第十六条 由企业监事会行使对子企业内部控制的监督检查权。
第十七条 对子企业内部控制监督检查的主要内容包括:
(一) 子企业内部控制岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在由同一部门履行两项以上不相容职责的现象;
(二) 子企业内部控制授权批准制度的实行情况。重点检查重大经营决策和财务决策经的审批授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。
(三)子企业业务发生的合理性和整体盈利有效性。检查子企业的财务状况是否出于企业的直接监控之下;
(四)子企业业经营和财务信息及时全面反馈。检查子企业经营风险是否处在企业控制范围中;
(五)子企业业务发展趋势。检查子企业业务发展是否符合企业的战略推进方向。
第十八条 监事会对监督检查过程中发现的子企业内部控制制度中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。


第十二章 财务报告编制

第一节 总 则
第一条 为了引导企业规范财务报告编制,防范不当编制行为可能对财务报告产生的重大影响,保证会计信息的真实可靠,根据国家有关法律法规,制定本制度。
第二条 财务报告包括会计报表及其附注和其他应当在财务报告中披露的相关信息和资料。会计报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表等报表。
附注是对在资产负债表、利润表、现金流量表和所有者权益变动表等报表中列示项目的文字描述或明细资料,以及对未能在这些报表中列示项目的说明等。
附注应当披露财务报表的编制基础,相关信息应当与资产负债表、利润表、现金流量表和所有者权益变动表等报表中列示的项目相互参照。

第二章 岗位分工与职责安排
第三条 负责各分企业或事业部财务核算的会计负责编制各分企业或事业部单户报表的编制,经审核无误的单户报表交负责编制合并报表的会计据以编制合并报表。财务部经理负责财务报表的审核。
第四条 企业董事长、总经理、财务总监对本企业财务报告的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性负主要责任。
第五条 财务部是财务报告编制的归口管理部门,其职责包括:制定年度财务报告编制方案;收集并汇总有关会计信息;编制年度、半年度、季度、月度财务报告等。
第六条 企业内部参与财务报告编制的各单位、各部门应当及时向财会部门提供编制财务报告所需的信息,并对所提供信息的真实性、完整性负责。

第三章 财务报告编制准备及其控制
第七条 财务部制定年度财务报告编制方案,明确年度财务报告编制方法、年度财务报告会计调整政策、披露政策及报告的时间要求等。年度财务报告编制方案经财务总监核准后签发至各参与编制部门。
第八条 企业编制财务报告,以真实的交易和事项以及完整、准确的账簿记录等资料为依据,并按照有关法律法规、国家统一的会计制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法进行。
对故意漏记或多记、提前确认或推迟确认报告期内发生的交易或事项的情形,应查明原因并进行处理。
第九条 企业根据经董事会审议通过的会计政策,对本期与确认、计量、分类或列报有关的会计政策和会计估计进行分析、评价,特别关注是否存在滥用或随意变更会计政策、不恰当调整会计估计所依据的假设及改变原先作出的判断等情形。
第十条 对会计报表可能产生重大影响的会计政策和会计估计,应当及时提交董事会审议。
第十一条 企业在编制年度财务报告前,应当按照《企业财务会计报告条例》的有关规定,全面清查资产、核实债务,并将清查、核实结果及其处理方法向企业董事会及相应机构报告,以确保财务报告的真实可靠和资产的安全完整。
在日常会计处理过程中及时进行对账,将会计账簿记录与实物资产、会计凭证、往来单位或者个人等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符,确保会计记录的数字真实、内容完整、计算准确、依据充分、期间适当。

第四章 财务报告编制及报送控制
第十二条 按照国家统一的会计制度规定的会计报表格式和内容,根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制会计报表,不得漏报或者任意进行取舍。
第十三条 编制完成的报表应检查会计报表之间、会计报表各项目之间的勾稽关系是否正确,重点对以下项目进行校验:
1、 会计报表内有关项目的对应关系;
2、 会计报表中本期与上期有关数字的衔接关系;
3、 会计报表与附表之间的平衡及勾稽关系。
第十四条 应当对会计报表中需要说明的事项在会计报表附注和财务情况说明书中作出真实、完整、清楚的说明。
第十五条 企业应当根据国家法律法规和有关监管规定,聘请会计师事务所对企业财务报告进行审计。
第十六条 经审计人员同意的财务报告草稿,经由财务部经理及财务总监审核并签署真实性承诺后,应当及时提交董事会审议确认。
第十七条 董事会正式批准财务报告后,注册会计师方可签发审计报告。
第十八条 企业编制的经过审计的财务报告应当按照有关规定装订成册,加盖公章,并由企业法定代表人、财务负责人、会计机构负责人签名。



第十三章 信息披露
第一章 总 则
第一条 加强对信息披露的内部控制,规范信息披露行为,确保信息披露的充分、透明,避免虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,根据《中华人民共和国企业法》、《中华人民共和国证券法》等法律法规,制定本规范。
第二条 本制度所称信息披露是指企业根据国家法律法规及有关监管规则,结合自身经营管理需要,强制或自愿披露所有重要事件和交易事项的信息。

第二章 信息披露整体控制
第三条 企业董事长、总经理、董事会秘书对披露信息的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性负主要责任。企业证券事务代表归口管理有关信息资料的收集、保存及信息披露公告的起草等工作。企业发生需要披露的事项由证券事务代表报经董事会秘书审批通过后实行,未经董事会秘书授权和批准,任何部门及个人不得擅自对外披露信息。
第四条 重大信息对外披露应报董事会审议通过,确保在成本效益原则的基础上披露所有重要信息,避免出现重大遗漏。
重大信息是指可能或者已经对信息使用者进行经济决策产生较大影响的信息,包括有关法律法规及监管规则要求披露的事件和交易事项;投资者、债权人等利益相关者提出披露要求并经企业董事会审议通过的事件和交易事项;企业认定的其他重要事件和交易事项等。
第五条 企业出现、发生或即将发生可能需要对外披露的事件或交易事项时,证券事务代表应当及时将相关信息向有关部门进行报告,并提供相关的文件和资料。经董事会审批后,确需对外披露的,应当及时将有关资料报监管部门予以公告。
第六条 为保证所有信息使用者可同时获悉同样的信息,相关人员不得私下提前向特定对象单独披露、透露或泄露,确保披露的公平性。

第三章 信息披露一般流程控制
第七条 企业对外披露信息的内容主要包括下列内容:
1、 定期报告,是指企业根据监管机构要求在指定时间内披露的年度财务报告和中期财务报告;
2、 临时报告,是指企业根据监管机构要求披露的除定期报告以外的信息,主要包括股东大会的通知和决议,需要公告的董事会决议、监事会决议,重大资产收购、出售、处置,重大重组,关联交易,重大诉讼及行政处罚,重大担保行为,重大合同的订立、变更及终止等;
3、 日常信息披露,是指企业发生的需要对外披露的重大活动,如资讯发布会、签字仪式、外事活动等,以及生产经营、科技进步、重大合资合作等方面的重要事件。
第八条 企业根据定期报告披露时间,制定定期报告披露工作计划,及时编制定期报告,连同审计报告一并报总经理审核,经董事会批准并形成决议文件后,予以对外披露。
第九条 需要对外披露的临时报告,应当由发生该事件或交易事项的部门提出书面议案,经企业内部相关部门会签,董事长审核后,提交董事会审议。
第十条 企业对外披露信息,其内容应当保持前后一致,不得随意更改。
第十一条 企业已经对外披露的信息,如需修改,应当由证券事务代表提出书面报告,详细说明修改理由,报董事会秘书审定。如确需更改,应在最近一次披露中说明理由;给投资者、债权人等利益相关者造成重大损失的,企业应当追究有关人员的责任。
第十二条 对于监管机构需要企业澄清的信息以及企业欲主动澄清的信息,应当马上组织制定应急澄清方案并编制信息披露内容,经董事会秘书审定后,予以对外披露。
第十三条 企业无法合理确定某一事件或交易事项是否必须披露时,应当及时向有关监管机构报告,由其审核决定是否披露,以及披露的时间和方式等。
 

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